CRM für die Ferienvermietung
Jede Anfrage, bis zum Abschluss verfolgt
Nachrichten von Gästen und Eigentümern landen in einem Postfach. Die KI antwortet für Sie, behält jeden Lead im Blick und fasst nach, damit niemand durchs Raster fällt.
Entwickelt von The Flex, einem Vermietungsunternehmen.
Unser Vertriebsteam nutzt es.
Was ist Customer Relationship Management?
Alle Gäste und Eigentümer an einem Ort
Ein CRM für Ferienvermietung, auch Ferienwohnungs-CRM genannt, bündelt alle Gäste und Eigentümer, mit denen Sie im Gespräch sind, an einem Ort. Jede Person hat einen Datensatz mit jeder Nachricht, jedem Anruf und dem nächsten Schritt, damit keine Anfrage verloren geht. In Base360 besteht das CRM aus drei Teilen.
CRM-Postfach · Gäste und EigentümerTeil 1 von 3
Ein Postfach für beide Seiten
1CRM-Postfach
Alle Vertriebsanfragen in einem CRM-Postfach
Das CRM-Postfach sammelt jede Nachricht von Gästen und Eigentümern, die noch nicht gebucht oder unterschrieben haben.
KanäleE-Mail, SMS, WhatsApp, Instagram, Facebook und Anrufe, jeweils in einem eigenen Tab mit Zähler.
2KI-Antworten und Lead-Status
KI schlägt Antworten vor und setzt den Lead-Status
Die KI schreibt jede Antwort auf Basis Ihrer Wissensdatenbank. Senden Sie sie mit einem Klick, oder lassen Sie die KI selbst antworten. Sie erkennt auch, was jede Person sucht, und setzt ihren Status, etwa Potential Lead oder Potential Guest.
Wenn die KI unsicher istDie KI rät nicht: Den Status setzt dann Ihr Team. Heikle Nachrichten, etwa eine Erstattungsforderung, gehen an eine Person.
3Antworten auf jedem Kanal
KI antwortet per E-Mail, Sprachnachricht oder Anruf
Erreichen Sie jeden Lead auf seinem bevorzugten Kanal, direkt aus seinem Profil. Die KI kann die E-Mail schreiben, eine WhatsApp-Sprachnachricht aufnehmen oder für Sie anrufen. Jede Antwort wird in seiner Timeline gespeichert.
Ihr eigenes PostfachVerbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach, dann senden Sie Antworten von Ihrer eigenen Adresse.
4Filter
Leads filtern nach Status oder Typ
Jeder Lead hat einen Status, etwa Potential Guest, Booked oder Lost Lead. Filtern Sie das CRM-Postfach nach Status, Lead-Typ, Deal-Phase oder Priorität.
Gespeicherte AnsichtenSpeichern Sie einen Filter als Custom View, etwa Leads aus Google Ads, und öffnen Sie ihn mit einem Klick.
Lead-Management · Gäste und EigentümerTeil 2 von 3
Jeder Lead auf einer Seite
5Lead-Quellen verfolgen
Sehen, woher jeder Lead kam
Jeder Lead zeigt seine Quelle, etwa Ihre Website, ein Formular oder eine Buchung, mit den UTM-Tags der Anzeige oder Kampagne dahinter.
Der NutzenMehr Budget für die Kanäle, die Buchungen bringen, und weniger für die anderen.
6Aktivitäts-Timeline
Jede Nachricht, jeder Anruf, jede Notiz in einer Timeline
Jeder Lead hat eine Timeline mit Nachrichten, Anrufen, Notizen, Labels und Statusänderungen – jeweils mit Person und Zeitpunkt.
Eine Person, ein DatensatzBase360 markiert eine mögliche Dublette, und Ihr Team führt die beiden Datensätze in einem Schritt zusammen.
7Gästeverlauf
Stammgäste wiedererkennen
Das Profil jedes Gastes listet jede Buchung mit Reisedaten, Kanal und Gutschein sowie seinen Lifetime Value aus bezahlten Buchungen und Upsells, abzüglich Erstattungen.
Kontakt aufnehmenEin Klick öffnet die letzte Unterhaltung des Gastes im Zentralen Postfach.
8Aufgaben und Teamnotizen
Aufgaben an Ihr Team vergeben
Legen Sie zu einem Lead eine Aufgabe mit zuständiger Person, Priorität und Fälligkeitsdatum an. Sie erscheint in der Timeline des Leads.
Private NotizenNotizen mit @Erwähnungen und Dateien, die der Gast oder Eigentümer nie sieht.
9Lead-Zuweisung
Eigentümer-Leads an das richtige Stadtteam weiterleiten
Base360 prüft die Stadt in jedem Eigentümer-Formular und weist dem Team dieser Stadt eine Anrufaufgabe zu, fällig am selben Tag.
Nichts bleibt liegenDie Aufgabe steht mit ihrem Fälligkeitsdatum im Tasks-Tab des Teams – so fällt ein Lead, den noch niemand angerufen hat, sofort auf.
Deal-Pipeline · EigentümerakquiseTeil 3 von 3
Vom ersten Anruf bis zum unterschriebenen Vertrag
10Eigentümer-Leads
Eigentümer-Leads mit den Details ihrer Unterkunft
Eigentümer, die Ihnen eine Unterkunft überlassen möchten, haben eine eigene Lead-Liste. Jeder Eintrag zeigt Lage, Schlafzimmer, Preisvorstellung, Verfügbarkeit und Bestandsgröße, damit Sie die Unterkunft vor dem ersten Anruf einschätzen können.
Was uns unterscheidetDie meisten Lösungen für die Ferienvermietung erfassen nur Gäste. Base360 erfasst auch die Eigentümer, die Ihnen neue Unterkünfte bringen.
11Eigentümer-Pipeline
Jeden Deal durch Ihre Phasen bewegen
Jeder Deal ist eine Karte in Ihrer Pipeline. Verschieben Sie ihn von Phase zu Phase, etwa Besichtigung, Freigabe und Angebot gesendet, und Ihr Team sieht, wo jeder Deal steht.
Ihre PhasenGäste und Eigentümer haben getrennte Pipelines. Fügen Sie Phasen hinzu, benennen Sie sie um und ändern Sie die Reihenfolge – ganz nach Ihren Abläufen.
12Gewonnene Deals
Ein auf Won gesetzter Deal wird gesperrt
Wer einen Deal auf Won zieht, bestätigt das kurz – dann wird er geschlossen und gesperrt, damit ihn niemand versehentlich verschiebt. Gewonnene Deals zählen in CRM Analytics zu Ihrer Abschlussquote.
Geschlossenen Deal wieder öffnenBei Lost gilt dasselbe. Wer die nötigen Rechte hat, holt den Deal zurück in eine offene Phase.
13Verlorene Deals
Deal verloren, Kontakt bleibt
Wird ein Deal auf Lost gezogen, wird er nach einer Bestätigung geschlossen, aber die Person bleibt mit ihrem vollständigen Verlauf in Ihren Marketing-Kontakten. Eine Nachfass-Sequenz kann den Kontakt halten, bis der Zeitpunkt passt.
Eine gemeinsame KontaktlisteCRM-Leads und Marketing-Kontakte sind dieselben Datensätze – Sie müssen nichts exportieren oder kopieren.
14Nachfassen bei Eigentümern
Automatisches Nachfassen, im Abstand von Tagen
Ist ein Eigentümer noch nicht bereit zu unterschreiben, hält die KI für Sie den Kontakt: zuerst ein Dankeschön per WhatsApp, dann freundliche E-Mails im Abstand von ein paar Tagen. Eingerichtet wird das einmal im AI Agents Builder.
Sie behalten die KontrolleJede Nachricht und jede Wartezeit können Sie bearbeiten, und ein Schalter stellt alles ab.
15Vergessene Deals finden
Deals erkennen, die einschlafen
CRM Analytics zeigt, wo Ihre Deals hängen bleiben und welche zuletzt niemand aktualisiert hat – so wissen Sie, welchen Eigentümer Sie zuerst anrufen.
Ihr TeamAbschlussquote, Zeit bis zum Abschluss und gewonnene Deals pro Person in Ihrem Team.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist das Base360 CRM für Ferienvermietung?
Im Base360 CRM betreuen Ferienvermieter alle, die noch nicht gebucht haben: Gäste mit einer Anfrage und Eigentümer, die ihnen eine Unterkunft überlassen möchten. Es umfasst ein CRM-Postfach für Anfragen, KI-Lead-Qualifizierung, Lead-Profile mit Quellenverfolgung, Aufgaben, Vertriebspipelines für Gäste und Eigentümer, Segmente, Nachfass-Sequenzen, E-Mail- und WhatsApp-Kampagnen sowie CRM Analytics.
Ist Base360 ein CRM für Ferienwohnungen?
Ja. Vermieter von Ferienunterkünften, Ferienwohnungen und Ferienhäusern nutzen dasselbe CRM: ein Vertriebspostfach für Gästeanfragen, Deal-Pipelines und KI-Nachfassen – integriert in die Verwaltungssoftware Base360.
Hilft das CRM bei der Eigentümerakquise?
Ja. Eigentümer, deren Unterkunft Sie verwalten sollen, haben einen eigenen Lead-Typ und eine eigene Pipeline mit Phasen wie Inspection Completed, In Negotiation und Offer Sent. Jeder Eigentümer-Lead geht als Aufgabe an das Team seiner Stadt, und KI-Nachfassen hält den Kontakt, bis unterschrieben ist.
Ist das CRM-Postfach vom Zentralen Postfach getrennt?
Ja. Das CRM-Postfach enthält Anfragen von Personen, die noch nicht gebucht haben – per E-Mail, SMS, WhatsApp, Instagram, Facebook und Telefon. Sobald ein Lead bucht, landen seine Nachrichten im Modul Zentrales Postfach, wo Ihr Betriebsteam den Aufenthalt betreut.
Qualifiziert die KI Leads automatisch?
Ja, sobald Sie es einrichten. Sie erstellen im AI Agents Builder einen KI-Agenten, der jede neue Nachricht liest und den Lead-Status setzt, zum Beispiel Potential Guest oder Potential Lead. Nachrichten, die der Agent nicht zuordnen kann, warten auf Ihr Team, und heikle Nachrichten erhalten das Label AI escalation und gehen an eine Person.
Kann ich neben Gästen auch Eigentümer verwalten?
Ja. Eigentümer-Leads haben eine eigene Liste mit Lage, Schlafzimmern, Preisvorstellung, Verfügbarkeit und Bestandsgröße sowie eine eigene Vertriebspipeline mit selbst gewählten Phasen, etwa Besichtigung, Freigabe und Angebot gesendet. Ein KI-Agent kann jedes Eigentümer-Formular in eine Aufgabe für das zuständige Stadtteam umwandeln.
Sehe ich, welche Anzeige oder welcher Kanal einen Lead gebracht hat?
Ja. Jedes Lead-Profil zeigt seine Quelle, etwa Ihre Website, eine Buchung oder ein Formular, mit der Kampagne und den UTM-Tags, über die er kam. CRM Analytics zeigt gewonnene und verlorene Deals, die Abschlussquote und die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss.
Was passiert mit einem Lead, der nicht bucht?
Der Deal wird als Lost markiert, aber die Person bleibt mit ihrem vollständigen Verlauf in Ihren Marketing-Kontakten. Sie können sie einem Segment hinzufügen, das sich selbst aktualisiert, ihr eine Kampagne senden oder im AI Agents Builder eine Nachfass-Sequenz erstellen. Kampagnen überspringen Personen, die sich abgemeldet haben.
Sehe ich die Buchungen und den Customer Lifetime Value eines Gastes?
Ja. Das Kontaktprofil jedes Gastes listet seine Buchungen mit Reisedaten, Betrag, Kanal und eingelöstem Gutschein sowie seinen Lifetime Value aus bezahlten Buchungen und Upsells, abzüglich Erstattungen.
Woher kommen die CRM-Kontakte?
Aus Anfragen und Formularen im CRM-Postfach sowie aus Ihren Buchungen und Unterkünften: Base360 legt Gäste und Eigentümer automatisch an und hält sie aktuell. Ihr Team kann Kontakte auch manuell hinzufügen.
Was, wenn dieselbe Person doppelt angelegt wird?
Base360 markiert beim Anlegen eines Kontakts eine mögliche Dublette, und Ihr Team entscheidet, ob die beiden Datensätze zusammengeführt werden. Beim Zusammenführen bleiben Labels, Aufgaben, Deals und Dateien erhalten, nicht aber die Notizen und der Einwilligungsverlauf des zweiten Datensatzes – deshalb fragt Base360 vorher nach einer Bestätigung.
Kann ich eigene Felder und Listen anlegen?
Ja. Legen Sie eigene Kontaktfelder an, etwa Text, Zahlen, Datumsangaben, Auswahlfelder oder Dateien, und speichern Sie Arbeitslisten mit eigenen Filtern und Spalten. Kontakte und gespeicherte Listen lassen sich nach Excel exportieren.
Wer in meinem Team darf was sehen und ändern?
Jeder Bereich des CRM hat eigene Rechte zum Ansehen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen: Kontakte, Notizen, Aufgaben, Deals, Phasen, Segmente, Auswertungen und Kampagnen. Ein Lead, der einem Team zugewiesen ist, ist nur für dieses Team und für Admins sichtbar.
Kann mein Team aus dem eigenen E-Mail-Postfach senden?
Ja. Jedes Teammitglied kann sein eigenes E-Mail-Postfach mit dem CRM-Postfach verbinden.
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