Zentrales Postfach für Ferienvermietung
Gästenachrichten, per KI-Autopilot.
Jede Nachricht von Airbnb, Booking.com, WhatsApp, E-Mail und SMS landet in einem Postfach. KI antwortet aus Ihrer Gästemappe in der Sprache des Gastes und ruft Ihr Team an, wenn es dringend ist.
Entwickelt von The Flex, einem Vermietungsunternehmen.
Unser eigenes Team beantwortet damit Gästeanfragen.
Was ist ein zentrales Postfach?
Alle Gespräche mit Gästen an einem Ort.
Nachrichten von Airbnb, Booking.com, WhatsApp, E-Mail und SMS sowie Anrufe kommen in einer Liste an. Jedes Gespräch öffnet sich neben der Buchung des Gastes, und KI schreibt die Antwort.
- 1Teil 1Eine FrageKI beantwortet Gästefragen aus Ihrer Gästemappe in der Sprache des Gastes, selbstständig oder als Entwurf für Ihr Team.
- 2Teil 2Ein NotfallKI erkennt, wann ein Mensch gefragt ist, übergibt den Fall an Ihre Teamleitung, nimmt Anrufe an, wenn niemand abnimmt, und schlägt die Aufgabe vor.
- 3Teil 3Ihr TeamTeam-Postfächer, Filter, Sammelaktionen, Nachrichtenvorlagen und Berichte.
Eine FrageTeil 1 von 3
Ein Gast bittet um Hilfe.
1Postfach
Jede Nachricht landet
in einer Liste.Base360 bündelt WhatsApp, Airbnb, Booking.com, E-Mail, SMS und Anrufe in einer Liste, damit Ihr Team nicht mehr zwischen Apps wechselt. KI kann jede Nachricht beantworten, sobald sie eintrifft.
Für SieVerbinden Sie jeden Kanal einmal. Schreibt ein Gast über zwei Kanäle, bleibt es ein Gespräch.
2Der Gast
Sehen Sie den Gast
und die Buchung.Jedes Gespräch öffnet sich neben Buchung und Verlauf des Gastes: neuer oder wiederkehrender Gast, bisherige Gesamtausgaben, Unterkunft, Reisedaten, Zahlung und Check-in-Status. So haben KI und Ihr Team beim Antworten alles im Blick.
Für SieNiemand überträgt die Buchung von Hand. Ändern sich die Reisedaten oder wird die Buchung storniert, aktualisiert sich dieses Panel.
3KI-Antwort
KI antwortet aus der Gästemappe
oder aus dem Web.KI beantwortet Gästefragen aus der Gästemappe der Unterkunft und Ihrer Wissensdatenbank. Steht die Antwort dort nicht, sucht KI online danach, etwa nach der Anleitung für genau das Gerät in der Wohnung, und nennt jede Quelle.
Für SieTragen Sie das Modell jedes Geräts in die Gästemappe ein. KI sucht gezielt nach diesem Modell, nie aufs Geratewohl.
4Jede Sprache
Jeder Gast liest die Antwort
in seiner Sprache.KI antwortet in der Sprache, in der der Gast schreibt, sodass jeder Gast eine Antwort bekommt, die er lesen kann. Ihr Team kann jede Nachricht mit einem Klick in die eigene Sprache übersetzen.
Für SieÜbersetzen Sie eine Nachricht oder ein ganzes Gespräch in eine von acht Sprachen.
5Sie entscheiden
KI antwortet selbst,
oder Sie klicken auf Senden.Sie legen fest, wie viel KI selbst übernimmt. Bei automatischer Antwort schreibt KI Gästen direkt zurück. Im Entwurfsmodus bereitet KI jede Antwort vor und ein Mensch sendet sie. Ist KI unsicher, rät sie nie: Sie hinterlässt einen Entwurf für Ihr Team.
Für SieLegen Sie den Modus pro Postfach fest: automatische Antwort, nur Entwürfe oder KI aus.
6Zusammenfassung
KI kennt die ganze
Geschichte des Gastes.KI führt neben jedem Gespräch eine kurze Zusammenfassung. Wer es öffnet, egal in welcher Schicht, weiß, was passiert ist und was der Gast braucht – und der Gast muss nie etwas zweimal erklären.
Für SieDie Zusammenfassung aktualisiert sich im Gesprächsverlauf, und jeder kann sie neu erstellen.
7Automatisch
Nachrichten zum Aufenthalt,
automatisch versendet.Check-in-Details, Check-out-Erinnerungen und andere Nachrichten zum Aufenthalt werden automatisch in der Sprache des Gastes verschickt. Sie landen im selben Gespräch, sodass Ihr Team alles sieht, was der Gast erhalten hat.
Für SieAntwortet der Gast, landet seine Antwort im selben Gespräch.
Ein NotfallTeil 2 von 3
Wenn es nicht warten kann.
8Dringend
Es ist dringend.
KI hält sich zurück.Muss sich ein Mensch um eine Nachricht kümmern, etwa bei einem Notfall oder einer Beschwerde, versieht KI sie mit dem Label „Urgent“, hört auf zu antworten und weist sie der diensthabenden Teamleitung zu. So sieht die richtige Person sie zuerst.
Für SieBeschreiben Sie in einfachen Worten, was als dringend gilt, so wie Sie ein neues Teammitglied einweisen würden. Ist ein Label auf Eskalation gestellt, hört KI auf zu antworten.
9Workflows
KI ruft
die diensthabende Teamleitung an.Bei dringenden Gesprächen kann KI die diensthabende Teamleitung anrufen und ihr eine kurze Zusammenfassung durchgeben. So weiß die Teamleitung, was passiert ist und was zu tun ist, bevor sie das Postfach öffnet.
Für SieDiesen Workflow richten Sie einmal ein: welches Label ihn startet, wer den Anruf bekommt und was KI sagt.
10Anrufe
Rufen Sie den Gast
direkt aus dem Chat an.Ihr Team ruft Gäste im Browser an, direkt aus dem jeweiligen Gespräch. Nach jedem Anruf fügt KI eine Zusammenfassung, die Aufzeichnung und ein Transkript zum selben Gespräch hinzu.
Für SieAnrufe laufen über Ihre eigene Telefonnummer und klingeln im Browser – ein Tischtelefon braucht niemand.
11KI nimmt ab
Wenn niemand abnimmt,
nimmt KI den Anruf an.Ruft ein Gast an und niemand in Ihrem Team kann abnehmen, nimmt KI ab und bearbeitet den Anruf wie eine Telefonzentrale. Sie sagt dem Gast, was gerade unternommen wird und was er als Nächstes tun soll, und hält den Anruf in seinem Gespräch fest.
Für SieSie legen fest, bei wem es klingelt: bei allen gleichzeitig, der Reihe nach oder zuerst beim Eigentümer.
12Aufgaben
KI schlägt eine Aufgabe vor,
Sie geben sie frei.KI liest das Gespräch, erkennt, was repariert oder gereinigt werden muss, und schlägt eine fertig ausgefüllte Wartungs- oder Reinigungsaufgabe vor. Sobald ein Mensch sie freigibt, geht die Aufgabe direkt an das richtige Team.
Für SieKI legt nie selbst eine Aufgabe an. Ein Mensch prüft zuerst die Unterkunft und die Details.
13Notizen
Notizen, die nur
Ihr Team sieht.Private Notizen stehen direkt im Gespräch: Ihr Team sieht sie, der Gast nie. Nutzen Sie sie, um Kontext zu übergeben, oder erwähnen Sie ein Teammitglied, um es hinzuzuholen.
Für SieStellen Sie ein Gespräch für später zurück, oder schließen Sie es, wenn es erledigt ist.
Ihr TeamTeil 3 von 3
Der Rest des Tages.
14Postfächer
Jedes Team bekommt
sein eigenes Postfach.Teilen Sie das Postfach nach Stadt, Eigentümer oder Unterkunftsgruppe auf, damit jedes Team nur seine eigenen Gäste sieht. Sie können auch ein Postfach aus einem Label erstellen, etwa für alles, was KI mit „Urgent“ markiert hat.
Für SieLegen Sie fest, wer welches Postfach öffnen darf.
15Filter
Erst filtern,
dann viele auf einmal bearbeiten.Filtern Sie Gespräche nach Phase des Aufenthalts, Kanal, Label oder zuständiger Person, wählen Sie sie aus und weisen Sie sie alle auf einmal zu oder schließen Sie sie, statt sie einzeln zu öffnen.
Für SieAuch Buchungsstatus, Buchungsquelle und Unterkunftsgruppe sind Filter.
16Vorlagen
Vorlage einmal schreiben,
Meta gibt sie frei.Schreiben Sie WhatsApp-Vorlagen im Postfach und reichen Sie sie bei Meta zur Freigabe ein, ohne Base360 zu verlassen. Nach 24 Stunden Funkstille können Sie einem Gast auf WhatsApp nur noch mit einer freigegebenen Vorlage schreiben.
Für SieEine neue E-Mail oder SMS starten Sie genauso.
17Berichte
Jeder Anruf, jede Antwort,
gezählt.Call Logs listet jeden Anruf, angenommen oder verpasst, mit der erkannten Stimmung. Analytics zeigt, wie viele Nachrichten KI selbst beantwortet hat und warum sie den Rest übergeben hat, und KI steht in der Teamtabelle wie jedes Teammitglied.
Für SieFiltern Sie nach Kanal und Zeitraum, von den letzten 7 Tagen bis zu 6 Monaten.
FAQ
Häufige Fragen.
Was ist ein zentrales Postfach für die Ferienvermietung?
Ein zentrales Postfach bündelt alle Gespräche mit Gästen an einem Ort: Nachrichten von Airbnb und Booking.com, WhatsApp, E-Mail, SMS und Anrufe. Base360 betreibt es auf KI-Autopilot: KI antwortet Gästen in ihrer Sprache, direkt neben ihrer Buchung, und nimmt Anrufe an, die Ihr Team verpasst.
Welche Kanäle laufen im Base360-Postfach zusammen?
E-Mail aus Gmail, Outlook oder Ihrer eigenen Domain, SMS, WhatsApp, Nachrichten von Buchungsportalen über Channex, Nachrichten auf Instagram und Messenger sowie Anrufe. Instagram und Messenger dienen dazu, Gästen zu antworten, die Ihnen zuerst geschrieben haben. Jeder Kanal wird einmal verbunden, mit seinem eigenen Konto.
Antwortet KI Gästen selbstständig?
Nur wenn Sie das möchten. Jedes Postfach hat drei Modi: automatische Antwort, Entwürfe, die ein Mensch sendet, oder KI aus. Bei automatischer Antwort hinterlässt KI trotzdem einen Entwurf, wenn sie unsicher ist. Ist eine Nachricht dringend, hört KI auf zu antworten und übergibt das Gespräch an Ihr Team.
Worauf stützt sich KI bei ihren Antworten?
Auf den bisherigen Gesprächsverlauf, die Buchung des Gastes, Ihre Gästemappen und Ihre Wissensdatenbank. Steht die Antwort dort nicht, sucht KI online danach. Bei Fragen zu Reisedaten, Preisen, Mindestaufenthalt oder Verlängerung prüft sie zusätzlich Verfügbarkeiten und Preise in Echtzeit. Jede Antwort zeigt ihre Quellen.
Kann KI Anrufe annehmen?
Ja. Wenn ein Gast anruft und niemand in Ihrem Team abnimmt, nimmt KI den Anruf an, spricht mit dem Gast und fügt den Anruf seinem Gespräch hinzu. Anrufe, die Ihr Team aus dem Postfach führt, erhalten eine KI-Zusammenfassung, die Aufzeichnung und ein Transkript.
Wie funktionieren Anrufe?
Mit einer Twilio-Telefonnummer führt und empfängt Ihr Team Anrufe im Browser. Call Groups legen fest, bei wem es klingelt: beim ganzen Team gleichzeitig, bei einer Person nach der anderen oder zuerst beim Eigentümer der Unterkunft, mit Telefonmenü und Ersatznummer.
Kann KI Wartungs- oder Reinigungsaufgaben anlegen?
KI schlägt sie vor. Zeigt ein Gespräch, dass etwas repariert oder gereinigt werden muss, bereitet KI die Aufgabe mit allen Details vor. Ein Mensch gibt sie frei, bevor sie das Team erreicht; KI legt nie selbst eine Aufgabe an.
Kann ich einem Gast jederzeit auf WhatsApp schreiben?
Innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Gastes können Sie frei schreiben. Danach verlangt WhatsApp eine freigegebene Vorlage, um das Gespräch wieder aufzunehmen. Sie schreiben Vorlagen im Postfach und reichen sie von dort bei Meta ein.
Können mehrere Personen im selben Postfach arbeiten?
Ja. Jede Person hat My conversations für das, was ihr zugewiesen ist, und All conversations für alles, was sie sehen darf. Sie können Postfächer für eine Stadt, einen Eigentümer oder ein Label anlegen, viele Gespräche auf einmal zuweisen oder schließen und ein Teammitglied in einer privaten Notiz erwähnen.
Kann ich sehen, wie viel KI übernimmt?
Ja. Analytics zeigt den Anteil der Nachrichten, die KI bearbeitet hat, warum sie die übrigen an Ihr Team übergeben hat, und wie viele Nachrichten Ihr Team und wie viele KI gesendet hat. Agents Performance zeigt für jede Person Antwortzeiten, Nachrichten, Anrufe und gelöste Fälle. KI hat dort eine eigene Zeile, wie jedes Teammitglied.
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