KI-Assistent und Wissensdatenbank

Das Know-how Ihres Teams, per KI abrufbar

Laden Sie Ihre Abläufe einmal hoch. Copilot beantwortet die Fragen Ihres Teams anhand dieser Abläufe und Ihrer Live-Daten, erkennt, was behoben werden muss, und erledigt die Arbeit – vor jeder Änderung fragt Copilot nach.

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Entwickelt von The Flex, einem Vermietungsunternehmen.
Unser Team nutzt es täglich.

Was ist eine KI-Wissensdatenbank?

Eine zentrale Quelle für Menschen und KI

Eine Wissensdatenbank enthält die Abläufe Ihres Unternehmens: was bei einem ausgesperrten Gast, einem späten Check-out oder einer Erstattung zu tun ist. In Base360 liest auch die KI daraus, sodass sich Copilot und Ihre Antworten im Postfach an Ihre Regeln halten, nicht an Vermutungen. Sie besteht aus zwei Teilen.

1Was Ihr Team weißWissensdatenbankAbläufe nach Themen, für die KI veröffentlicht.
2Wer antwortet und Probleme löstCopilotAntwortet, erkennt Probleme, fragt vorher.

Wissensdatenbank · Ihre AbläufeTeil 1 von 2

Einmal hochladen, für Team und KI

1Hochladen

Ihre vorhandenen Anleitungen hochladen

Ziehen Sie die Anleitungen hinein, die Ihr Team schon nutzt: PDF-, Word- oder Excel-Dateien bis 10 MB. Die KI ordnet jede dem passenden Thema zu und legt das Thema an, falls es noch nicht existiert. Nichts muss neu abgetippt werden. Jede Datei bleibt als Entwurf gespeichert, bis Sie sie veröffentlichen.

Oder in Copilot ziehenEine Datei, die Sie auf dem Dashboard in Copilot ziehen, landet genauso in Ihrer Wissensdatenbank.
2Veröffentlichen

Die KI liest nur, was Sie veröffentlichen

Wenn die Anleitung fertig ist, veröffentlichen Sie sie. Die KI nutzt nur veröffentlichte Dokumente, sodass Entwürfe und archivierte Dokumente nie in eine Antwort gelangen.

Jede Rolle sieht nur ihre ThemenLesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen werden Thema für Thema festgelegt, sodass eine Reinigungskraft nie eine Antwort aus dem Bereich Finanzen bekommt.
3Gästeantworten

Gästeantworten stammen aus Ihrer Wissensdatenbank

Schreibt ein Gast ins Zentrale Postfach, schlägt die KI eine Antwort anhand Ihrer veröffentlichten Dokumente und der Gästemappe der Unterkunft vor. Die KI zeigt an, welche Dokumente sie genutzt hat, sodass Sie die Antwort prüfen und senden können.

Live-Preise statt alter NotizenPreise und Verfügbarkeit kommen immer aus dem Live-Bestand, nicht aus einem Dokument.

Copilot · KI-AssistentTeil 2 von 2

Fragen, prüfen, beheben mit Ihrer Freigabe

4Fragen

Ihr Team fragt, die KI antwortet anhand Ihres Ablaufs

Ein Gast ist nachts ausgesperrt. Ihr Team fragt Copilot, und Copilot antwortet mit Ihren eigenen Schritten und nennt den genutzten Ablauf.

Quelle sehenJede Antwort zeigt den Ablauf dahinter, damit jeder sie prüfen kann.
5Ihr Tag

Fragen zum heutigen Tag, die KI prüft Live-Daten

Copilot liest Ihre Buchungs-, Reinigungs- und Wartungsdaten, nicht nur Ihre Abläufe. Fragen Sie, wer heute eincheckt, und Copilot sagt Ihnen, welche Wohnungen noch nicht gereinigt sind.

ModulübergreifendEine Antwort kann Buchungen, Reinigung und Wartung zugleich einbeziehen.
6Kein Ablauf

Kein Ablauf? Die KI rät nicht

Findet sich in Ihrer Wissensdatenbank nichts zu der Frage, sagt Copilot das, statt eine Antwort zu erfinden – und Sie wissen, was Sie als Nächstes schreiben sollten.

Die Lücke schließenVeröffentlichen Sie den fehlenden Ablauf, und Copilot nutzt ihn ab der nächsten Frage.
7Worth a look

Die KI erkennt Probleme, bevor Ihre Gäste sie bemerken

Copilot prüft Ihre Unterkünfte und listet auf, was behoben werden muss: ein Gast, der heute ohne Hinweise zur Schlüsselübergabe anreist, fehlende Check-in-Hinweise, ein Kanal, der nicht mehr synchronisiert.

Fix with CopilotEin Klick formuliert die Lösung als Prompt und wählt Chat oder Cowork für die Aufgabe. Nichts ändert sich, bis Sie es freigeben.
8Auftrag erteilen

Sie erteilen den Auftrag, die KI erledigt die Arbeit

Sagen Sie Copilot, was Sie brauchen, etwa Reinigungsaufgaben für die Check-outs von morgen. Im Modus Cowork prüft Copilot die Daten, holt Ihre Freigabe ein, nimmt jede Änderung vor und meldet, wenn alles erledigt ist.

Jeder Schritt sichtbarJede Änderung wird aufgelistet, während sie passiert, sodass Sie genau sehen, was Copilot getan hat.
9Freigabe

Die KI fragt vorher oder arbeitet selbstständig

Im Modus Manual fragt Copilot vor jeder Änderung. Im Modus Auto arbeitet Copilot selbstständig, hält aber bei Löschungen, Nachrichten, Finanzthemen, Livegang, Zugängen und gebäudeweitem Check-in weiterhin an.

Chat oder CoworkIm Modus Chat wird nur gelesen. Im Modus Cowork nimmt Copilot Änderungen vor.
10Kosten

KI-Kosten bleiben unter Kontrolle

Jede Person hat ein tägliches KI-Limit. Ist es erreicht, stoppt Copilot, und ein Admin kann es in Unified Billing erhöhen.

Keine Überraschungen auf der RechnungJede Person hat ein Tageslimit, und das Unternehmen hat ein eigenes Guthaben. Nur ein Admin kann sie erhöhen.

FAQ

Häufige Fragen

Was ist die Wissensdatenbank von Base360?

Die Wissensdatenbank ist die unternehmenseigene Sammlung Ihrer Abläufe, nach Themen geordnet, etwa Kundenservice, Reinigung oder Wartung. Laden Sie eine PDF-, Word- oder Excel-Datei hoch, und die KI ordnet sie dem passenden Thema zu. Jeder Ablauf ist ein Dokument mit Schritten, Checklisten, Fotos und Videos. Was die KI von Base360 liest, sind die veröffentlichten Abläufe.

Was ist Copilot?

Copilot ist der KI-Assistent in Base360. Ihr Team stellt Fragen, und Copilot antwortet anhand Ihrer Wissensdatenbank und Ihrer Live-Daten, etwa zu Buchungen, Reinigung und Wartung. Copilot listet Probleme in Ihren Unterkünften auf und erledigt im Modus Cowork mit Ihrer Freigabe die Arbeit, etwa das Anlegen von Reinigungsaufgaben.

Kann die KI ohne Nachfrage etwas ändern?

Nur wenn Sie Auto wählen. Im Modus Manual fragt Copilot vor jeder Änderung. Im Modus Auto arbeitet Copilot selbstständig, hält aber bei Löschungen, Nachrichten, Finanzthemen, Livegang, Zugängen und gebäudeweitem Check-in weiterhin an. Im Modus Chat werden Ihre Daten nur gelesen.

Nutzt die KI meine Entwürfe?

Nein. Die KI nutzt nur veröffentlichte Dokumente. Entwürfe und archivierte Dokumente bleiben außen vor, sodass nichts in eine Antwort gelangt, bevor Sie es veröffentlichen.

Was, wenn es für eine Frage keinen Ablauf gibt?

Statt zu raten, meldet Copilot, dass kein passender Ablauf gefunden wurde. Dann können Sie einen verfassen, und Copilot nutzt ihn, sobald er veröffentlicht ist.

Sehen Gäste meine internen Abläufe?

Nein. Gäste sehen nur die Antwort. Die KI schlägt sie im Zentralen Postfach anhand Ihrer veröffentlichten Dokumente und der Gästemappe der Unterkunft vor, und Sie prüfen sie, bevor sie verschickt wird. Preise und Verfügbarkeit stammen aus dem Live-Bestand.

Kann ich meine Wissensdatenbank exportieren?

Ja. Jedes Thema hat einen Export-Button, mit dem Sie dessen Dokumente jederzeit aus Base360 exportieren können.

Kann ich steuern, wer welche Abläufe sieht?

Ja. Der Zugriff wird Thema für Thema festgelegt: Lesen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen. Die KI antwortet jeder Person nur anhand der Themen, die sie lesen darf.

Welche KI-Modelle kann Copilot nutzen?

Sie entscheiden. Copilot läuft mit Claude- und OpenAI-Modellen, und Sie wählen für jede Unterhaltung eines im Modellmenü aus.

Wie behalte ich die KI-Kosten im Griff?

Jede Person hat ein tägliches KI-Limit, und das Unternehmen hat ein eigenes Guthaben. Ist ein Limit erreicht, stoppt die KI, bis ein Admin es in Unified Billing erhöht.