Assistant IA et base de connaissances
Le savoir-faire de votre équipe, transformé en réponses par l’IA
Importez vos procédures une seule fois. Copilot s’en sert, avec vos données à jour, pour répondre à votre équipe, repère ce qui doit être corrigé et fait le travail, en demandant avant de modifier quoi que ce soit.
Conçu par The Flex, une société de gestion locative.
Notre équipe l’utilise tous les jours.
Qu’est-ce qu’une base de connaissances IA ?
Une seule source de vérité pour l’équipe et l’IA
Une base de connaissances regroupe les procédures de votre entreprise : que faire quand un voyageur est bloqué dehors, demande un check-out tardif ou un remboursement. Dans Base360, c’est aussi ce que lit l’IA : Copilot et les réponses de votre messagerie suivent vos règles, pas une supposition. Elle comporte deux parties.
Base de connaissances · vos procéduresPartie 1 sur 2
Un seul import, pour l’équipe et l’IA
1Import
Importez les guides que vous avez déjà
Déposez les guides que votre équipe utilise déjà : fichiers PDF, Word ou Excel, jusqu’à 10 Mo. L’IA range chacun dans le bon thème et crée le thème s’il n’existe pas encore. Rien à ressaisir. Le document reste en brouillon jusqu’à sa publication.
Ou déposez-le dans CopilotUn fichier glissé dans Copilot depuis le Dashboard arrive de la même façon dans votre base de connaissances.
2Publication
L’IA ne lit que ce que vous publiez
Quand le guide est prêt, publiez-le. L’IA n’utilise que les documents publiés : les brouillons et les documents archivés n’apparaissent jamais dans une réponse.
Chaque rôle ne voit que ses thèmesLecture, création, modification et suppression se règlent thème par thème : un agent de ménage n’obtient jamais de réponse tirée du thème finance.
3Réponses aux voyageurs
Les réponses aux voyageurs viennent de votre base de connaissances
Quand un voyageur écrit dans la Messagerie unifiée, l’IA propose une réponse à partir de vos documents publiés et du livret d’accueil du logement. Elle indique les documents utilisés : vous vérifiez la réponse, puis vous l’envoyez.
Des prix à jour, pas des notes périméesLes prix et les disponibilités viennent toujours de vos données à jour, jamais d’un document.
Copilot · assistant IAPartie 2 sur 2
Demander, vérifier, corriger, vous validez
4Question
Votre équipe pose la question, l’IA répond selon votre procédure
Un voyageur est bloqué dehors en pleine nuit. Votre équipe interroge Copilot, qui répond avec vos propres étapes et cite la procédure utilisée.
Voir la sourceChaque réponse indique la procédure sur laquelle elle s’appuie : tout le monde peut vérifier.
5Votre journée
Interrogez l’IA sur la journée, elle consulte les données à jour
Copilot lit vos réservations, le ménage et la maintenance, pas seulement vos procédures. Demandez qui arrive aujourd’hui, et il vous dit quels logements n’ont pas encore été nettoyés.
Tous modules confondusUne même réponse peut s’appuyer à la fois sur les réservations, le ménage et la maintenance.
6Aucune procédure
Pas de procédure ? L’IA ne devine pas
Si rien dans votre base de connaissances ne couvre la question, Copilot le dit au lieu d’inventer une réponse, et vous savez quoi rédiger ensuite.
Comblez la lacunePubliez la procédure manquante, et Copilot l’utilise dès la question suivante.
7Worth a look
L’IA repère les problèmes avant vos voyageurs
Copilot vérifie vos logements et liste ce qui doit être corrigé : un voyageur qui arrive aujourd’hui sans instructions pour les clés, des instructions de check-in manquantes, un canal qui ne se synchronise plus.
Fix with CopilotEn un clic, Copilot rédige la correction sous forme de prompt et choisit Chat ou Cowork selon la tâche. Rien ne change tant que vous n’avez pas validé.
8Confiez une tâche
Confiez-lui une tâche, l’IA fait le travail
Dites à Copilot ce dont vous avez besoin, par exemple des tâches de ménage pour les check-outs de demain. En mode Cowork, il vérifie les données, demande votre accord, effectue chaque modification et vous prévient quand c’est fait.
Chaque étape visibleChaque modification s’affiche au fur et à mesure : vous voyez exactement ce que Copilot a fait.
9Validation
L’IA demande d’abord, ou travaille seule
En mode Manual, Copilot demande avant chaque modification. En mode Auto, il travaille seul et s’arrête quand même pour les suppressions, les messages, tout ce qui touche à l’argent, les mises en ligne, les accès et le check-in de tout un immeuble.
Chat ou CoworkChat se contente de lire. C’est en mode Cowork que Copilot effectue des modifications.
10Dépenses
Les dépenses d’IA restent maîtrisées
Chaque personne a une limite quotidienne d’IA. Une fois celle-ci atteinte, Copilot s’arrête et un administrateur peut la relever dans Unified Billing.
Aucune facture surpriseChaque personne a une limite quotidienne et l’entreprise a son propre solde. Seul un administrateur peut les relever.
FAQ
Questions fréquentes
Qu’est-ce que la base de connaissances Base360 ?
C’est la bibliothèque de procédures propre à votre entreprise, classée par thème : service client, ménage ou maintenance, par exemple. Importez un fichier PDF, Word ou Excel et l’IA le range dans le bon thème. Chaque procédure est un document avec des étapes, des checklists, des photos et des vidéos. Ce sont les procédures publiées que lit l’IA de Base360.
Qu’est-ce que Copilot ?
Copilot est l’assistant IA intégré à Base360. Votre équipe lui pose des questions et il répond à partir de votre base de connaissances et de vos données à jour, comme les réservations, le ménage et la maintenance. Il signale les problèmes sur vos logements et, en mode Cowork, fait le travail avec votre accord, par exemple créer des tâches de ménage.
L’IA peut-elle faire des modifications sans demander ?
Seulement si vous choisissez Auto. En mode Manual, Copilot demande avant chaque modification. En mode Auto, il travaille seul mais s’arrête toujours pour les suppressions, les messages, tout ce qui touche à l’argent, les mises en ligne, les accès et le check-in de tout un immeuble. Le mode Chat se contente de lire vos données.
L’IA utilisera-t-elle mes procédures en brouillon ?
Non. L’IA n’utilise que les documents publiés. Les brouillons et les documents archivés sont exclus : rien n’apparaît dans une réponse avant que vous l’ayez publié.
Et s’il n’existe aucune procédure pour une question ?
Copilot indique qu’il n’a trouvé aucune procédure correspondante au lieu de deviner. Vous pouvez alors en rédiger une, et Copilot l’utilise dès qu’elle est publiée.
Les voyageurs voient-ils mes procédures internes ?
Non. Les voyageurs ne voient que la réponse. L’IA la propose dans la Messagerie unifiée à partir de vos documents publiés et du livret d’accueil du logement, et vous la vérifiez avant l’envoi. Les prix et les disponibilités viennent de vos données à jour.
Puis-je exporter ma base de connaissances ?
Oui. Chaque thème a un bouton Export : vous pouvez récupérer ses documents hors de Base360 dès que vous en avez besoin.
Puis-je choisir qui voit quelles procédures ?
Oui. Les accès se règlent thème par thème : lecture, création, modification et suppression. L’IA ne répond à chaque personne qu’à partir des thèmes qu’elle peut lire.
Quels modèles d’IA Copilot peut-il utiliser ?
C’est vous qui choisissez. Copilot fonctionne avec les modèles Claude et OpenAI, et vous en sélectionnez un dans le menu des modèles pour chaque conversation.
Comment maîtriser les coûts de l’IA ?
Chaque personne a une limite quotidienne d’IA et l’entreprise a son propre solde. Quand une limite est atteinte, l’IA s’arrête jusqu’à ce qu’un administrateur la relève dans Unified Billing.
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