Avant l’arrivée & Accès intelligent
Le check-in des voyageurs, en pilote automatique IA.
Chaque réservation reçoit son propre lien de check-in. Le voyageur renseigne ses informations, envoie sa pièce d’identité que l’IA compare à un selfie, règle une protection dommages ou un dépôt de garantie, et ajoute des extras. L’accès intelligent ne s’ouvre qu’une fois terminées les étapes que vous avez choisies.
Conçu par The Flex, une société de location.
Nos propres voyageurs l’utilisent.
Qu’est-ce que l’avant-arrivée ?
Tout ce qui se passe entre la réservation et l’entrée du voyageur.
Base360 envoie un seul lien au voyageur. Il y effectue vos vérifications avant d’arriver et reçoit ensuite le code de la porte. Cela se déroule en trois parties.
Un seul lien qui mène le voyageur de la réservation jusqu’à la porte.
L’avant-arrivée, c’est tout ce qui se passe entre la réservation et l’entrée du voyageur. Base360 lui envoie un seul lien : il y effectue vos vérifications avant d’arriver et reçoit ensuite le code de la porte. Cela se déroule en trois parties.
- 1Ce que fait votre voyageurAvant l’arrivéeUn seul lien pour tout le check-in : informations du voyageur, pièce d’identité et selfie, protection dommages ou dépôt de garantie, et extras.
- 2Ce que fait votre voyageurLe jour de l’arrivéeVotre voyageur trouve le logement, récupère les clés et entre. Le livret d’accueil et les nuits supplémentaires sont dans le même lien.
- 3Ce que vous faitesDe votre côtéVous définissez les étapes une seule fois, contrôlez les pièces d’identité sur lesquelles l’IA a un doute, et invitez vos anciens voyageurs à réserver en direct.
Votre voyageurPartie 1 sur 3
Avant l’arrivée du voyageur.
1Le lien voyageur
Le voyageur reçoit
son propre lien.Dès la réservation, votre voyageur reçoit son propre lien par e-mail ou par message. Il s’ouvre sur son téléphone, sans application à télécharger.
Côté opérateurChaque lien reprend les réglages de son logement : les étapes requises et l’heure à laquelle les informations d’arrivée s’ouvrent.
2Informations de check-in
Le voyageur renseigne
ses informations.Votre voyageur saisit son nom, son e-mail, son numéro de téléphone et son heure d’arrivée. Les voyageurs qui reviennent les trouvent déjà remplis.
Côté opérateurVous obtenez sa véritable adresse e-mail, et non l’adresse masquée fournie par le site de réservation. Le voyageur est enregistré comme contact, avec son consentement pour chaque canal par lequel vous pouvez lui écrire.
3Vérification d’identité
Le voyageur envoie
sa pièce d’identité et un selfie.Votre voyageur photographie sa pièce d’identité et prend un selfie avec l’appareil photo de son téléphone. Sur ordinateur, un QR code transfère cette étape vers le téléphone. L’IA vérifie que les deux visages correspondent.
Côté opérateurEn cas de doute, la pièce d’identité est transmise à votre équipe. Une personne l’approuve ou la refuse.
4Protection dommages ou dépôt de garantie
Le voyageur règle une protection dommages
ou un dépôt de garantie.Votre voyageur choisit une protection dommages, un petit forfait unique, ou un dépôt de garantie bloqué sur sa carte. Il paie par carte avant son arrivée.
Côté opérateurLa protection dommages vous reste acquise. Le dépôt de garantie est seulement bloqué : après le départ, vous le restituez, ou en conservez tout ou partie.
5Ventes additionnelles
Le voyageur achète des extras
avant d’arriver.Votre voyageur voit des extras comme l’arrivée anticipée, le départ tardif, le parking ou un transfert depuis l’aéroport, et les paie dans le lien.
Côté opérateurLes voyageurs paient par carte via Stripe. Les demandes arrivent dans une seule liste où vous les acceptez ou les refusez. Si vous acceptez un départ tardif, l’heure de départ est mise à jour elle aussi.
Votre voyageurPartie 2 sur 3
Le jour
de l’arrivée.
6Instructions d’arrivée
Le voyageur reçoit
les informations d’arrivée.Le jour J, votre voyageur reçoit un message : ses informations d’arrivée sont prêtes. Elles s’ouvrent à l’heure que vous avez fixée, et seulement une fois les étapes obligatoires terminées.
Côté opérateurVous choisissez quand les informations d’arrivée s’ouvrent, par exemple à 15 h le jour même. Avant cette heure, ou si une étape obligatoire manque, Alex ne voit pas le code. Vous le réglez une seule fois, pas pour chaque voyageur.
- Le problème
- Vous envoyez le message de check-in à la main, et le code de la porte peut parvenir à un voyageur qui n’a ni présenté de pièce d’identité ni payé.
- Ce que voit Alex
- Le jour J, un message lui indique que ses informations d’arrivée sont prêtes. Son lien lui montre désormais où aller, comment récupérer les clés et comment entrer.
- Votre rôle
- Choisissez une seule fois quand les informations s’ouvrent, par exemple à 15 h. Si une étape obligatoire manque, le code reste masqué.
7Localisation
Le voyageur trouve
le logement.Le lien affiche l’adresse et un plan avec un repère sur l’immeuble.
Côté opérateurVous n’avez pas à saisir l’adresse pour chaque voyageur : elle provient des informations du logement enregistrées dans Base360.
- Le problème
- Les voyageurs qui ne trouvent pas l’immeuble vous appellent depuis la rue, souvent tard le soir.
- Ce que voit Alex
- L’adresse de Willow Loft et un plan avec un repère sur l’immeuble.
- Votre rôle
- Rien à faire pour chaque voyageur. L’adresse provient des informations du logement enregistrées dans Base360.
8Clés
Le voyageur reçoit
les clés.Une photo montre où se trouve la boîte à clés. Votre voyageur touche l’écran pour afficher le code et récupère les clés.
Côté opérateurVous configurez les clés une seule fois par logement. Vous n’envoyez pas le code à la main à chaque voyageur.
- Le problème
- Quelqu’un doit accueillir le voyageur avec les clés, ou envoyer le code de la boîte à clés à la main.
- Ce que voit Alex
- Une photo de l’emplacement de la boîte à clés. Il touche l’écran pour voir le code, ouvre la boîte et prend les clés.
- Votre rôle
- Configurez les clés une seule fois par logement. Personne n’a besoin d’être sur place.
- Boîte à clés
- KeyNest
- Serrure connectée
- Xentra
9Entrer dans le logement
Le voyageur ouvre
la porte.Le lien indique à votre voyageur quelle porte, quel étage et quelle serrure sa clé ouvre.
Côté opérateurSi la porte est équipée d’une serrure connectée, Alex l’ouvre avec un bouton dans son lien au lieu d’une clé. Le bouton ne fonctionne que pendant son séjour, ou plus tôt si vous acceptez une arrivée anticipée.
- Le problème
- Les voyageurs ont les clés mais se perdent dans l’immeuble, et vous appellent.
- Ce que voit Alex
- Quelle porte, quel étage et quelle serrure. Puis il entre seul.
- Votre rôle
- Rédigez les indications une seule fois. Avec une serrure connectée, un bouton dans son lien ouvre la porte, uniquement pendant son séjour.
10Livret d’accueil
Le voyageur consulte
le livret d’accueil.Wi-Fi, chauffage, parking, équipements et quartier : tout est dans le livret d’accueil, à l’intérieur du lien.
Côté opérateurVous rédigez le livret une seule fois par logement, dans sa fiche. Base360 vous indique les logements qui n’en ont pas encore.
- Le problème
- Chaque voyageur pose les mêmes questions : Wi-Fi, chauffage, poubelles, parking.
- Ce que voit Alex
- Le livret d’accueil, dans le même lien : Wi-Fi, chauffage, parking, équipements et quartier.
- Votre rôle
- Rédigez-le une seule fois par logement. Base360 indique les logements qui n’en ont pas encore.
11Prolonger le séjour
Le voyageur demande
une nuit de plus.Votre voyageur choisit des nuits supplémentaires, voit le prix et envoie une demande depuis le lien.
Côté opérateurLa demande vous parvient. Vous vérifiez les dates, puis vous acceptez ou refusez. Alex ne paie rien tant que les dates et le prix ne sont pas confirmés.
- Le problème
- Le voyageur vous écrit, vous consultez le calendrier et envoyez un prix à la main.
- Ce que voit Alex
- Une, deux ou trois nuits de plus, chacune avec son prix. Il en choisit une et envoie la demande.
- Votre rôle
- Acceptez ou refusez. Rien n’est débité tant que les dates et le prix ne sont pas confirmés.
VousPartie 3 sur 3
Ce que vous faites
dans votre tableau de bord.
Voir la configuration complète12 min
1Modèle de portail
Choisissez les étapes une fois,
pour tous les liens voyageurs.Choisissez les étapes de chaque lien voyageur, indiquez pour chacune si elle est obligatoire ou facultative, et fixez l’heure d’ouverture des informations d’arrivée. Une fois par ville ou par logement.
2Contrôle d’identité
Le système la signale,
vous décidez.Si le système ne peut pas confirmer une pièce d’identité, elle rejoint une liste pour votre équipe. Vous voyez la pièce et le selfie côte à côte. Une personne l’approuve ou la refuse.
3Après le séjour : un contact
Le voyageur devient
votre contact.L’e-mail et le numéro de téléphone saisis par le voyageur sont enregistrés dans vos contacts, avec tous ses séjours passés. Une réservation seule n’inscrit personne à vos communications marketing.
4Un segment
Regroupez vos voyageurs
avec des règles simples.Un segment est un groupe de voyageurs sélectionnés selon des règles, comme le dernier séjour, la ville ou le site de réservation. Il se met à jour tout seul dès qu’un voyageur correspond.
5E-mail, WhatsApp ou SMS
Invitez-les à revenir
en réservant en direct.Envoyez une offre de réservation directe par e-mail, WhatsApp ou SMS. Elle ne part qu’aux voyageurs du groupe qui ont accepté de recevoir des messages. Chaque campagne affiche les réservations qu’elle a générées.
FAQ
Questions fréquentes.
Que voit le voyageur ?
Un seul lien pour sa réservation, sur son téléphone, sans application. Il y renseigne ses informations, envoie sa pièce d’identité, règle une protection dommages ou un dépôt de garantie et peut acheter des extras. Le jour de l’arrivée, ce même lien lui indique comment entrer. Vous choisissez les étapes requises.
Une réservation inscrit-elle le voyageur aux communications marketing ?
Non. Le voyageur doit cocher une case distincte dans le lien pour recevoir des messages. Il choisit l’e-mail, WhatsApp et le SMS un par un. Les campagnes ne partent qu’aux voyageurs qui l’ont cochée.
Que se passe-t-il si la pièce d’identité ne peut pas être vérifiée ?
Elle rejoint une liste pour votre équipe, avec la pièce et le selfie côte à côte. Une personne l’approuve ou la refuse. Le code de la porte reste masqué jusque-là.
Quelle différence entre une protection dommages et un dépôt de garantie ?
La protection dommages est un petit forfait qui vous reste acquis. Le dépôt de garantie est un montant bloqué sur la carte du voyageur : après le départ, vous le restituez, ou en conservez tout ou partie. Vous pouvez proposer les deux et laisser le voyageur choisir.
Quand le code d’accès est-il communiqué ?
Lorsque le voyageur a terminé toutes les étapes que vous avez rendues obligatoires et que l’heure fixée est arrivée. Si la pièce d’identité est exigée, elle doit être approuvée. Si une protection dommages ou un dépôt de garantie est exigé, il doit être payé ou bloqué. Les étapes facultatives ne bloquent jamais le code.
Avec quelles serrures est-ce compatible ?
Les boîtes à clés, KeyNest, les serrures connectées et Xentra. Le code d’une serrure connectée ne fonctionne que pendant les jours du séjour.
Puis-je masquer une vente additionnelle sur un canal ?
Oui. Vous pouvez masquer un extra pour les réservations provenant d’un site de réservation donné. Vous pouvez aussi activer des extras pour un seul logement ou pour toute une ville.
À lire ensuite
-
Guide de l’avant-arrivée Comment mettre en place le check-in en ligne pour vos locations courte durée -
-
Guide des opérations IA Support voyageur et opérations pilotés par l’IA : qui fait quoi -
Guide de la relation voyageur Ce qu’une messagerie unifiée pour locations courte durée doit vraiment faire
Parlons de
votre activité locative.
Envoyez-nous vos questions ou vos idées, nous vous répondrons rapidement.