Vor der Anreise & Smart Access
Gäste-Check-in, per KI-Autopilot.
Jede Buchung erhält ihren eigenen Check-in-Link. Der Gast gibt seine Daten ein, lädt seinen Ausweis hoch, den die KI mit einem Selfie abgleicht, zahlt Schadenschutz oder Kaution und bucht Extras. Smart Access öffnet sich erst, wenn er die von Ihnen gewählten Schritte abgeschlossen hat.
Entwickelt von The Flex, einem Vermietungsunternehmen.
Unsere eigenen Gäste nutzen es.
Was bedeutet „Vor der Anreise“?
Ein Link, der den Gast von der Buchung bis zur Tür führt.
„Vor der Anreise“ umfasst alles zwischen der Buchung und dem Moment, in dem der Gast hereinkommt. Base360 schickt dem Gast einen einzigen Link: Darin durchläuft er vor der Anreise Ihre Prüfungen und erhält am Ende den Türcode. Das Ganze besteht aus drei Teilen.
- 1Was Ihr Gast tutVor der AnreiseEin Link für den ganzen Check-in: Gästedaten, Ausweis und Selfie, Schadenschutz oder Kaution und Extras.
- 2Was Ihr Gast tutAm AnreisetagIhr Gast findet die Wohnung, holt die Schlüssel und kommt hinein. Gästemappe und Zusatznächte stecken im selben Link.
- 3Was Sie tunIhre AufgabenSie legen die Schritte einmal fest, prüfen die Ausweise, bei denen die KI unsicher ist, und laden frühere Gäste zur Direktbuchung ein.
Ihr GastTeil 1 von 3
Bevor der Gast anreist.
1Der Gästelink
Der Gast erhält
einen eigenen Link.Direkt nach der Buchung erhält Ihr Gast seinen eigenen Link per E-Mail oder Nachricht. Er öffnet sich auf dem Handy. Eine App muss er nicht herunterladen.
Für SieJeder Link übernimmt die Einstellungen seiner Unterkunft: welche Schritte nötig sind und ab wann die Anreiseinfos sichtbar werden.
2Check-in-Daten
Der Gast gibt
seine Daten ein.Ihr Gast gibt Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ankunftszeit ein. Bei wiederkehrenden Gästen ist alles schon ausgefüllt.
Für SieSie erhalten die echte E-Mail-Adresse, nicht die maskierte des Buchungsportals. Der Gast wird als Kontakt gespeichert, mit seiner Einwilligung für jeden Kanal, über den Sie ihn erreichen können.
3Ausweisprüfung
Der Gast lädt
Ausweis und Selfie hoch.Ihr Gast fotografiert mit der Handykamera seinen Ausweis und macht ein Selfie. Am Computer verlagert ein QR-Code diesen Schritt aufs Handy. Die KI prüft, ob die beiden Gesichter übereinstimmen.
Für SieIst sich das System nicht sicher, geht der Ausweis an Ihr Team. Ein Mensch bestätigt ihn oder lehnt ihn ab.
4Schadenschutz oder Kaution
Der Gast zahlt Schadenschutz
oder hinterlegt eine Kaution.Ihr Gast wählt Schadenschutz – eine kleine einmalige Gebühr – oder eine Kaution, die auf seiner Karte reserviert wird. Er zahlt vor der Anreise per Karte.
Für SieDen Schadenschutz behalten Sie. Die Kaution wird nur reserviert: Nach dem Check-out geben Sie sie frei oder behalten einen Teil oder den ganzen Betrag ein.
5Upsells
Der Gast bucht Extras
vor der Anreise.Ihr Gast sieht Extras wie frühen Check-in, späten Check-out, Parkplatz oder Flughafentransfer und bezahlt sie direkt im Link.
Für SieGäste zahlen per Karte über Stripe. Anfragen landen in einer Liste, in der Sie sie annehmen oder ablehnen. Genehmigen Sie einen späten Check-out, passt sich auch die Check-out-Zeit an.
Ihr GastTeil 2 von 3
Am
Anreisetag.
6Anreiseinfos
Der Gast erhält
die Anreiseinfos.Am Anreisetag erhält Ihr Gast eine Nachricht: Seine Anreiseinfos sind bereit. Sie werden zur festgelegten Uhrzeit sichtbar – und nur, wenn die Pflichtschritte erledigt sind.
Für SieSie legen fest, ab wann die Anreiseinfos sichtbar sind, zum Beispiel am Anreisetag ab 15:00 Uhr. Vorher oder wenn ein Pflichtschritt fehlt, sieht Alex den Code nicht. Das stellen Sie einmal ein, nicht für jeden Gast.
7Lage
Der Gast findet
die Wohnung.Der Link zeigt die Adresse und eine Karte mit einer Markierung am Gebäude.
Für SieSie tippen die Adresse nicht für jeden Gast ein. Sie stammt aus den Wohnungsdaten, die Sie in Base360 gespeichert haben.
8Schlüssel
Der Gast erhält
die Schlüssel.Ein Foto zeigt, wo sich die Schlüsselbox befindet. Ihr Gast lässt sich per Tippen den Code anzeigen und nimmt die Schlüssel heraus.
Für SieSie richten die Schlüssel einmal pro Wohnung ein. Den Code müssen Sie nicht jedem Gast einzeln schicken.
- Schlüsselbox
- KeyNest
- Smart Lock
- Xentra
9Die Unterkunft betreten
Der Gast öffnet
die Tür.Der Link zeigt Ihrem Gast Tür, Stockwerk und das Schloss, das sein Schlüssel öffnet.
Für SieHat die Tür ein Smart Lock, öffnet Alex sie statt mit einem Schlüssel per Button in seinem Link. Der Button funktioniert nur während seines Aufenthalts – und früher, wenn Sie einen frühen Check-in genehmigen.
10Gästemappe
Der Gast liest
die Gästemappe.WLAN, Heizung, Parken, Geräte und Umgebung – alles in der Gästemappe im Link.
Für SieSie schreiben die Gästemappe einmal pro Wohnung, in den Unterkunftsdaten. Base360 zeigt Ihnen, welche Wohnungen noch keine Gästemappe haben.
11Aufenthalt verlängern
Der Gast bittet
um eine weitere Nacht.Ihr Gast wählt zusätzliche Nächte, sieht den Preis und sendet eine Anfrage über den Link.
Für SieDie Anfrage geht an Sie. Sie prüfen den Zeitraum und sagen zu oder ab. Alex zahlt nichts, bis Zeitraum und Preis bestätigt sind.
SieTeil 3 von 3
Was Sie tun
in Ihrem Dashboard.
Komplette Einrichtung ansehen12 Min.
1Portalvorlage
Legen Sie die Schritte einmal fest –
für jeden Gästelink.Wählen Sie die Schritte für jeden Gästelink, markieren Sie jeden als Pflicht oder optional und legen Sie fest, ab wann die Anreiseinfos sichtbar sind. Einmal pro Stadt oder Unterkunft.
2Ausweisprüfung
Das System markiert den Fall,
Sie entscheiden.Kann das System einen Ausweis nicht bestätigen, landet er in einer Liste für Ihr Team. Sie sehen Ausweis und Selfie nebeneinander. Ein Mensch bestätigt ihn oder lehnt ihn ab.
3Nach dem Aufenthalt: ein Kontakt
Der Gast wird
zu Ihrem Kontakt.E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die der Gast eingegeben hat, werden bei Ihnen als Kontakt gespeichert, mit allen früheren Aufenthalten. Eine Buchung allein trägt niemanden in Ihren Marketing-Verteiler ein.
4Ein Segment
Gruppieren Sie Ihre Gäste
mit einfachen Regeln.Ein Segment ist eine Gästegruppe, die nach Regeln ausgewählt wird, etwa letzter Aufenthalt, Stadt oder Buchungsportal. Es aktualisiert sich von selbst, sobald Gäste die Regeln erfüllen.
5E-Mail, WhatsApp oder SMS
Laden Sie frühere Gäste
zur Direktbuchung ein.Senden Sie per E-Mail, WhatsApp oder SMS ein Angebot zur Direktbuchung. Es geht nur an Gäste der Gruppe, die dem Empfang von Nachrichten zugestimmt haben. Jede Kampagne zeigt die Buchungen, die sie eingebracht hat.
FAQ
Häufige Fragen.
Was sieht der Gast?
Einen Link zu seiner Buchung, auf dem Handy. Ohne App. Darin gibt er seine Daten ein, lädt seinen Ausweis hoch, zahlt Schadenschutz oder Kaution und kann Extras buchen. Am Anreisetag zeigt ihm derselbe Link, wie er hineinkommt. Sie legen fest, welche Schritte nötig sind.
Landet ein Gast durch seine Buchung automatisch im Marketing-Verteiler?
Nein. Der Gast muss im Link ein eigenes Kästchen ankreuzen, um in den Verteiler eingetragen zu werden. E-Mail, WhatsApp und SMS wählt er einzeln aus. Kampagnen gehen nur an Gäste, die es angekreuzt haben.
Was passiert, wenn der Ausweis nicht verifiziert werden kann?
Er landet in einer Liste für Ihr Team, mit Ausweis und Selfie nebeneinander. Ein Mensch bestätigt ihn oder lehnt ihn ab. Bis dahin bleibt der Türcode verborgen.
Was ist der Unterschied zwischen Schadenschutz und Kaution?
Schadenschutz ist eine kleine Gebühr, die Sie behalten. Eine Kaution ist ein Betrag, der auf der Karte des Gastes reserviert wird. Nach dem Check-out geben Sie ihn frei oder behalten einen Teil oder den ganzen Betrag ein. Sie können beides anbieten und den Gast wählen lassen.
Wann wird der Zugangscode freigegeben?
Wenn der Gast alle Pflichtschritte erledigt hat und die von Ihnen festgelegte Uhrzeit erreicht ist. Ist ein Ausweis Pflicht, muss er bestätigt sein. Sind Schadenschutz oder Kaution Pflicht, müssen sie bezahlt bzw. reserviert sein. Optionale Schritte blockieren den Code nie.
Mit welchen Schlössern funktioniert es?
Schlüsselboxen, KeyNest, Smart Locks und Xentra. Ein Smart-Lock-Code funktioniert nur an den Tagen des Aufenthalts.
Kann ich einen Upsell für einen Kanal ausblenden?
Ja. Sie können ein Extra für Buchungen ausblenden, die über ein bestimmtes Buchungsportal kommen. Außerdem können Sie Extras für eine einzelne Unterkunft oder eine ganze Stadt aktivieren.
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