Reinigung & Wartung

Gästewechsel, auf Autopilot.

Base360 legt für jeden Check-out eine Reinigung an, zieht Gästewechsel am selben Tag vor und verschiebt die Reinigung, wenn sich die Buchung ändert. Reinigungskräfte arbeiten über einen Link auf ihrem Handy, und gemeldete Probleme werden zu Reparaturaufgaben.

Demo buchen So funktioniert’s

Entwickelt von The Flex, einem Vermietungsunternehmen.
Unsere eigenen Reinigungskräfte nutzen es.

Was ist Reinigung & Wartung?

Eine Liste vom Check-out bis zum nächsten Check-in.

Reinigung & Wartung ist alles, was zwischen zwei Gästen in einer Wohnung passiert. In Base360 gliedert sich das in drei Teile.

1Was Sie tunDie ReinigungslisteJeder Check-out fügt einer zentralen Liste eine Reinigung hinzu. Sie weisen eine Reinigungskraft zu. Verschiebt sich die Buchung, verschiebt sich auch die Reinigung.
2Was Ihre Reinigungskraft tutVor OrtDie Reinigungskraft öffnet ihren eigenen Link, prüft jeden Raum mit Fotos und meldet alles, was kaputt ist.
3Was mit einer Reparatur passiertDie ReparaturJedes Problem wird zu einer Reparaturaufgabe. Sie planen den Einsatz, verfolgen die Ersatzteile und entscheiden, wer zahlt.

SieTeil 1 von 3

Die Reinigungsliste erstellt sich selbst.

1Check-out

Gästewechsel am selben Tag kommen zuerst.

Base360 legt aus jedem Check-out eine Reinigung mit Checkliste an. Reist am selben Tag ein Gast an, wird die Reinigung als Same Day Check-in markiert und rückt nach oben, damit sie vor seinem Check-in erledigt ist.

ReinigungsplanDer nächste Check-in bestimmt die Reihenfolge. Eine Reinigung ohne Anreise am selben Tag kann warten.
2Die Buchung ändert sich

Verlängerungen und No-Shows halten die Reinigung an.

Eine Verlängerung verschiebt die Reinigung auf den neuen Check-out-Tag. Nach einer Verlängerung oder einem No-Show wird die Reinigung als Manual Check markiert, und niemand wird geschickt, bis Sie bestätigen.

Verlängerungen und No-ShowsKeine Reinigungskraft wird in eine Wohnung geschickt, in der der Gast noch wohnt.
3Nachrichten

Ihr Team erfährt von Änderungen.

Base360 informiert die Reinigungskraft per WhatsApp und E-Mail, wenn ein Gast verlängert, früher abreist oder storniert und wenn eine neue Buchung für denselben Tag eingeht. So weiß sie, ob sie hinfahren muss und bis wann sie fertig sein soll.

BenachrichtigungseinstellungenTeamleitungen und Ihr Team können dieselben Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS erhalten. Sie legen pro Stadt fest, wer was erfährt.
4Wer reinigt

Jede Reinigung bekommt eine Reinigungskraft.

Für jede Reinigung wählen Sie eine Reinigungskraft – aus Ihrem eigenen Team oder von einer externen Reinigungsfirma. Alle arbeiten mit derselben Liste.

Wiederkehrende AufgabenRegelmäßige Arbeiten, etwa die Treppenhausreinigung zweimal pro Woche, werden automatisch zur Liste hinzugefügt.
5Auslastung der Reinigungskräfte

Sie sehen den Tag jeder Reinigungskraft.

Base360 zählt die Reinigungen jeder Reinigungskraft für den Tag: wie viele sie hat, wie viele erledigt sind und wie viele Unterkünfte sie betreut.

ExportDie Reinigungsliste lässt sich nach Excel exportieren, und jede Änderung an einer Reinigung wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

Die ReinigungskraftTeil 2 von 3

Vor Ort, mit dem Handy.

6Der Link der Reinigungskraft

Die Reinigungskraft erhält einen eigenen Link.

Jede Reinigungskraft erhält einen privaten Link. Er zeigt die heutigen Aufträge der Reihe nach, mit Uhrzeit, Schlüsselort und der Zahl der Betten und Handtücher. Nichts zu installieren, kein Login.

GästezahlDie Zahl der Betten und Handtücher ergibt sich aus der Gästezahl der Buchung, niemand gibt sie von Hand ein.
7Zugangsdaten

Die Reinigungskraft sieht, wie sie hineinkommt.

Jeder Auftrag zeigt den Haustürcode, den Standort der Schlüsselbox mit Foto sowie Etage und Wohnungstür. Der Code der Schlüsselbox bleibt verborgen, bis die Reinigungskraft auf View Code tippt.

ZugangscodesJede Reinigungskraft sieht nur die Codes der Unterkünfte auf ihrem eigenen Link.
8An der Tür

Die Reinigungskraft dokumentiert mit Fotos.

Jede Unterkunft hat ihre eigene Reinigungs-Checkliste, und jeder Schritt kann eigene Anweisungen für die Unterkunft enthalten, etwa wohin der Müll kommt oder wie die Kaffeemaschine gepflegt wird. Die Reinigungskraft fügt ein Foto hinzu, wo ein Schritt eines verlangt.

FotonachweisSagt ein Gast, die Wohnung sei schmutzig gewesen, haben Sie die Fotos jedes Schritts.
9Problem melden

Die Reinigungskraft meldet ein Problem.

Reinigungskräfte melden Kaputtes oder Fehlendes direkt im Checklisten-Schritt, mit Foto und kurzer Notiz. Jede Meldung enthält bereits Unterkunft, Reinigung und Schritt.

ProblemmeldungenJede Meldung wird automatisch zu einer Wartungsaufgabe, mit Foto. So wissen Sie, was wo zu reparieren ist.

Ihr WartungsteamTeil 3 von 3

Von der Meldung zur Reparatur.

10Der Nachweis

Sie sehen die fertige Reinigung.

Zu jeder fertigen Reinigung gibt es einen Bericht mit jedem abgehakten Schritt, jedem Foto und jedem Problem, das die Reinigungskraft gefunden hat.

ReinigungsberichtBeschwert sich ein Gast, öffnen Sie den Bericht, statt Nachrichten zu durchsuchen.
11Die Aufgabe

Das Problem wird zu einer Reparaturaufgabe.

Die Meldung der Reinigungskraft wird automatisch zu einer Wartungsaufgabe, mit Foto. Sie weisen sie jemandem zu, damit sie vor dem nächsten Gast behoben ist.

WartungsaufgabenDie Liste zeigt, welche Reparaturen offen sind und auf wen sie warten.
12Der Plan

Sie planen den Einsatz.

Jede Reparaturaufgabe enthält den Einsatzplan: wann der Schlüssel abgeholt wird, ob der Gast anwesend ist und ob der Auftrag einen Transporter oder zwei Personen braucht. Außerdem steht dort der nächste Check-out, damit Sie den Einsatz zwischen zwei Gästen einplanen können.

EinsatzplanungAlles, was der Techniker braucht, steht in der Aufgabe – nichts geht in einem Chat verloren.
13Der Status

Ersatzteile und Fachleute im Blick.

Reparaturaufgaben haben Status wie Parts Ordered und Specialist Required. Jede Änderung wird mit Person und Zeitpunkt gespeichert.

ReparaturstatusBei jeder Reparatur sehen Sie, warum sie wartet – ohne jemanden anrufen zu müssen.
14Das Team

Sie sehen, wer was erledigt.

Die People-Ansicht zeigt die Aufgaben jeder Person und wie dringend sie sind. Externe Firmen sind als Partner markiert.

Properties-AnsichtDieselben Aufgaben lassen sich auch nach Unterkunft gruppieren.
15Von einem Gast

Auch Gäste können Probleme melden.

Die KI liest Gastnachrichten, markiert Meldungen zu einem Problem als dringend und entwirft daraus eine Reparaturaufgabe.

Meldungen von GästenDie Aufgabe entsteht aus dem Chat, mit bereits eingetragener Unterkunft.
16Der Einsatz

Die Reparatur ist erledigt, die Kosten trägt, wer zuständig ist.

Jede Reparatur erfasst Beleg, Kosten und Kostenträger: den Eigentümer bei einer Reparatur am Gebäude oder den Gast bei Schäden.

ReparaturhistorieJeder Einsatz, jedes Foto und alle Kosten bleiben an der Aufgabe hinterlegt.

FAQ

Häufige Fragen.

Woher kommen die Reinigungen?

Aus Ihren Buchungen. Wenn eine Reservierung über einen verbundenen Kanal eingeht und die Unterkunft in Base360 zugeordnet ist, wird ihr Check-out zu einer Reinigung mit Datum, Uhrzeit und Typ, etwa Same Day Check-in, wenn am selben Tag ein anderer Gast anreist. Sie können eine Reinigung auch manuell hinzufügen oder wiederkehrende Arbeiten wie die Müllabfuhr oder einen Gemeinschaftsbereich täglich, wöchentlich oder monatlich einplanen.

Muss ich die Gästezahl eingeben?

Nein. Die Gästezahl kommt mit der Buchung aus Ihrem Channel-Manager, sodass jede Reinigung bereits zeigt, wie viele Betten zu beziehen und wie viele Handtuchsets mitzubringen sind. Niemand gibt die Gästezahl von Hand ein.

Was passiert, wenn kurzfristig eine Buchung für denselben Tag eingeht?

Sie landet direkt auf der Reinigungsliste, markiert als Same Day Check-in, und die Reinigungskraft oder ihre Teamleitung wird benachrichtigt. Der nächste Check-in bestimmt die Reihenfolge, sodass ein Gästewechsel am selben Tag ganz oben steht und vor der Anreise des Gastes erledigt ist.

Was, wenn ein Gast storniert oder verlängert?

Verlängert ein Gast, wird keine Reinigungskraft in eine möglicherweise noch belegte Unterkunft geschickt. Die Reinigungskraft erhält eine WhatsApp-Nachricht und eine E-Mail, und die Reinigung wird zu einem Manual Check, den Ihr Team bestätigt. Reist ein Gast früher ab oder wird eine Buchung storniert, teilt Base360 der Reinigungskraft mit, dass die Wohnung frei ist, damit die Reinigung früher beginnen kann. Sie können außerdem pro Stadt festlegen, wer in Ihrem Team eine E-Mail oder SMS erhält.

Kann ich allen Reinigungskräften denselben Link schicken?

Nein. Jede Reinigungskraft, ob aus Ihrem Team oder von einer externen Firma, erhält einen privaten Link, der nur die ihr zugewiesenen Aufgaben und die Zugangsdaten dieser Unterkünfte zeigt. Wer den Link hat, sieht diese Aufträge. Behandeln Sie ihn daher wie ein Passwort und posten Sie ihn nie in einem Gruppenchat.

Brauchen Reinigungskräfte eine App?

Kein Download, kein Login. Die Reinigungskraft öffnet ihren Link im Browser ihres Handys oder Tablets und sieht die Aufgaben des Tages, die Zugangsdaten, die Wäschemenge und die Checkliste. Sie kann das Portal auf ihre eigene Sprache umstellen und wird gewarnt, wenn Schlüssel- oder Zugangsinformationen fehlen.

Kann eine Reinigungsfirma nur ihre eigenen Unterkünfte sehen?

Ja. Eine Reinigungsgruppe verknüpft eine Reihe von Unterkünften mit den Personen, die dort arbeiten, sodass jedes Team nur seine eigenen sieht. Eine externe Firma kann als Reinigungskraft angelegt werden, und ihr privater Link zeigt nur die ihr zugewiesenen Aufträge.

Fließen die Kosten in meine Buchhaltung?

Nicht automatisch. Bei jeder Reparatur erfassen Sie die Kosten, den Beleg, wer sie tragen soll (Mieter, Eigentümer, Gast oder ein von Ihnen hinzugefügter Kostenträger) und den Rechnungsstatus. Das ist ein operativer Nachweis, wer was schuldet: Er wird nicht in Ihre Buchhaltung gebucht und belegt keine erfolgte Zahlung.

Kann aus einer Gastnachricht eine Wartungsaufgabe werden?

Ja. Meldet ein Gast ein Problem im Zentralen Postfach, markiert die KI die Nachricht als dringend und entwirft aus diesem Chat die Wartungsaufgabe, mit bereits ausgewählter Unterkunft. Ihr Team prüft und speichert sie. Vor dem Speichern zeigt Base360 ähnliche offene oder kürzlich abgeschlossene Aufgaben, damit derselbe Schaden nicht doppelt erfasst wird.

Kann zu jeder Reinigung eine Wäschelieferung gehören?

Ja. Mit jeder Reinigung kann eine Lieferaufgabe mit eigener Prüf-Checkliste angelegt werden. Wird die Reinigung entfernt, weil sie nicht mehr nötig ist, wird die Lieferaufgabe entsprechend aktualisiert.