So wird der Zugangscode freigegeben
In Base360 sieht der Gast den Türcode erst, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
- Der Ausweis ist bestätigt, sofern Sie eine Ausweisprüfung verlangen.
- Die Zahlung ist erfolgt, sofern Sie eine Kaution oder einen Schadenschutz verlangen.
- Die Freigabezeit ist erreicht, wie in der Portalvorlage festgelegt.
Bis dahin bleibt der Code verborgen. Ein Code, der per geplanter Nachricht verschickt wird, kann eine stornierte Buchung erreichen. Das Portal prüft vorher.
Samstag, 23:40 UhrEine Demobuchung, kein Kundenfall. Alex Morgan landet spät und öffnet das Portal. Die Schritte, die Schlüsselbox und der Code sind da. Niemand aus Ihrem Team hat etwas geschickt.
So kam Alex dorthin – die Woche davor, ein Teil der Einrichtung nach dem anderen.
Schlüssel und Zugangsschritte an der Unterkunft
Alles, was ein Gast zum Hineinkommen braucht, ist an der Unterkunft hinterlegt: die Schlüssel und der Weg zur Tür.
Vor der ersten BuchungAls Juniper Loft zu Base360 kam, richtete John Doe, der den Betrieb leitet, zwei Schlüsselboxen ein: eine für Gäste, eine für Reinigungskräfte. Seitdem hat jeder Gast dieselben Schritte gelesen.
Sie beantworten einmalig zwei Fragen. Erstens: Wie kommt man hinein? Sie können eine Schlüsselbox, KeyNest, Smart Access oder einen Zugangslink wie Xentra nutzen. Eine Unterkunft kann mehrere davon haben, sodass Gäste und Reinigungskräfte nie denselben Code teilen. Smart Access öffnet die Türen nur während des Aufenthalts.
Zweitens: Wie findet man die Tür? Schreiben Sie es in kurzen Schritten auf, in der Reihenfolge, in der der Gast geht. Markieren Sie dann den Schritt, der den Code zeigt, und prüfen Sie alles in der Vorschau auf einem Smartphone.
Die Gästeportal-Vorlage
Eine Portalvorlage ist der Check-in-Ablauf: einmal eingerichtet und für beliebig viele Unterkünfte nutzbar.
Sonntag, 14:12 UhrAlex bucht Juniper Loft direkt für den nächsten Samstag. Das Portal ist fertig, bevor jemand die Buchung öffnet. Der Türcode bleibt vorerst verborgen.
Die Vorlage legt fest, was jeder Gast erledigen muss und wann der Code erscheint. Diese zweite Einstellung ist die Freigabezeit: wie lange vor dem Check-in der Code angezeigt wird.
Wählen Sie die Unterkünfte aus, für die die Vorlage gilt. Base360 warnt Sie, wenn eine Unterkunft zwei Vorlagen hat oder keine. Sie brauchen für manche Buchungen einen anderen Ablauf? Fügen Sie eine Regel für den Buchungskanal oder die Aufenthaltsdauer hinzu. Ändern Sie die Vorlage einmal, und alle zugeordneten Unterkünfte übernehmen die Änderung. Eine Unterkunft ohne Vorlage bekommt kein Gästeportal.
TippVerlangen Sie bei Direktbuchungen eine Kaution und verzichten Sie darauf bei Kanälen, die keine erlauben.
Pflicht- und optionale Schritte
Sie entscheiden, welche Portalschritte ein Gast abschließen muss, etwa Gästedaten, eine Ausweisprüfung, eine Kaution oder einen Schadenschutz und die Annahme Ihrer Hausordnung.
Montag, 08:30 UhrIm Bus trägt Alex die Gästedaten ein: zwei Erwachsene, Ankunft gegen 23:00 Uhr. Dann akzeptiert Alex die Hausordnung. Die späte Ankunft steht jetzt in der Buchung, statt in einem Chat unterzugehen.
Für jeden Schritt wählen Sie Pflicht oder optional. Pflichtschritte müssen erledigt sein, bevor der Check-in abgeschlossen ist. Optionale können übersprungen werden. Die Gästedaten kommen immer zuerst; der Rest lässt sich in beliebiger Reihenfolge erledigen. Sie wählen auch, welche Angaben Sie abfragen – vom Namen und der Telefonnummer bis zur Ankunftszeit. Reisepässe und Selfies sind personenbezogene Daten, also legen Sie fest, wie lange Sie sie speichern.
TippFragen Sie nur ab, was Sie auch nutzen. Wiederkehrende Gäste sehen ihre Daten vorausgefüllt, bestätigen sie aber trotzdem.
Ausweisprüfung für Gäste
Base360 liest Reisepass und Selfie des Gastes mit KI. Alles, worüber sich die KI nicht sicher ist, geht an einen Menschen in Ihrem Team.
Dienstag, 18:05 UhrAlex öffnet das Portal auf dem Arbeitslaptop, scannt einen QR-Code und macht auf dem Smartphone weiter. Ein Foto vom Reisepass, dann ein Selfie. Die KI ist sich bei beidem sicher, also muss niemand aus Ihrem Team hinsehen.
Sie treffen zwei Entscheidungen. Wer prüft den Ausweis: KI mit einem Menschen als Rückfallebene, nur ein Mensch oder niemand? Und wartet der Türcode auf diese Prüfung? Wenn ja, sieht ein nicht bestätigter Gast den Code nie.
KI hilft, ist aber kein Beweis, dass ein Dokument echt ist. Alex hat direkt gebucht. Prüfen Sie bei Airbnb zuerst die Regeln, denn Airbnb führt eigene Ausweisprüfungen durch.
TippSagen Sie Gästen, warum Sie fragen. „Wir prüfen den Ausweis, damit der Code nur die Person erreicht, die gebucht hat“ genügt.
Kaution oder Schadenschutz
Eine Kaution reserviert einen Betrag auf der Karte des Gastes, falls etwas beschädigt wird. Ein Schadenschutz ist eine Gebühr, die der Gast stattdessen zahlt. Sie wird nicht erstattet.
Donnerstag, 20:50 UhrAlex kann zwischen einem Schadenschutz für 100 £ und einer Vorautorisierung über 250 £ wählen und nimmt die Vorautorisierung. Vor der Anreise muss niemandem mehr nachgelaufen werden.
Sie entscheiden, was Sie anbieten: eine Kaution, einen Schadenschutz oder beides. Bieten Sie beides an, wählt der Gast eines davon. Für eine Kaution legen Sie den Betrag und den Text fest, den der Gast liest. Für einen Schadenschutz legen Sie einen Festpreis oder einen Anteil am Aufenthalt fest, mit Obergrenze.
Wird etwas beschädigt, kann Ihr Team die Vorautorisierung ganz oder teilweise einziehen. Kartenvorautorisierungen laufen ab, prüfen Sie bei einem langen Aufenthalt also das Datum.
TippZeigen Sie dem Gast, welcher Betrag abgebucht und welcher nur reserviert wird.
Upsells, die Gäste selbst buchen
Upsells sind Extras, die Gäste im Portal kaufen, sobald der Check-in erledigt ist, zum Beispiel einen späten Check-out.
Donnerstag, 21:10 UhrNoch beim Packen bucht Alex einen späten Check-out für 30 £ dazu. Niemand aus Ihrem Team wird gefragt. Er ist bezahlt und steht in der Buchung.
Sie entscheiden, was Sie verkaufen und wie. Starten Sie mit einem fertigen Angebot wie frühem Check-in oder Gepäckaufbewahrung, oder erstellen Sie Ihr eigenes. Wählen Sie dann die Art: ein Extra, das der Gast im Portal per Karte bezahlt, oder eine Anfrage, die auf Ihre Zusage wartet.
Legen Sie den Preis fest, die nötige Vorlaufzeit und welche Buchungskanäle das Angebot nie sehen sollen. Ein bestätigter später Check-out ändert die Check-out-Zeit, und Base360 benachrichtigt Ihr Team. Ist ein KI-Workflow verbunden, schickt Base360 dem Reinigungsteam die neue Uhrzeit selbstständig per SMS.
TippMachen Sie alles, was Sie organisieren müssen, zur Anfrage, etwa einen Flughafentransfer. Alle Angebote finden Sie auf unserer Seite Vor der Anreise & Upselling.
Bestellungen und Kautionen bestätigen
Zwei Listen sammeln die Entscheidungen, die Ihr Team weiterhin selbst trifft: eine für Bestellungen von Gästen, eine für Kautionen.
Samstag, 09:15 UhrBevor Alex landet, prüft John Doe die Bestellungen. Der späte Check-out ist bezahlt. Eine Anfrage für einen frühen Check-in wartet auf ein Ja oder Nein. Um 23:40 Uhr ist nichts mehr zu tun.
Jede Bestellung zeigt Gast, Aufenthalt, Extra und Zahlung an einem Ort. Sie nehmen Anfragen einzeln oder alle auf einmal an oder lehnen sie ab. Zahlung und Leistung haben getrennte Status, weil sie voneinander abweichen können.
Kartenvorautorisierungen stehen mit ihrem Ablaufdatum in der Kautionsliste. Fragt ein Gast danach, öffnen Sie zuerst die Online-Check-in-Details der Buchung. Den Portal-Link finden Sie außerdem neben dem Chat im Zentralen Postfach.
Check-in-Auswertungen
Die Auswertungen zeigen, ob Gäste den Check-in rechtzeitig abschließen und was die Extras einbringen.
Der Montag danachJohn Doe blickt auf den Monat zurück: Wer ist spät fertig geworden, und welche Extras wurden verkauft? Alex war zwei Tage früher fertig.
Filtern Sie nach Stadt und Zeitraum. Sie sehen, wie früh Gäste fertig sind, wie viele zu spät abschließen und wie lange es dauert. Daneben stehen die Extra-Umsätze, pro Buchung und pro Angebot. Alles lässt sich als CSV exportieren.
Behalten Sie zuerst eine Zahl im Blick: verspätete Abschlüsse. Steigt sie, suchen Sie nach einem Schritt, der auf dem Smartphone schwierig ist. Vergleichen Sie dann dieselben Unterkünfte vor und nach der Änderung.
Der Check-in ist nur ein Schritt des Aufenthalts. Der Base360-Rundgang zeigt, was davor und danach kommt – vom Zentralen Postfach bis zur Reinigung und zu den Eigentümerabrechnungen.
Die Preise und Zeiten in diesem Ratgeber sind Beispiele, keine gemessenen Ergebnisse.
Fragen von Ferienvermietern
Was ist Online-Check-in bei einer Ferienwohnung?
Beim Online-Check-in für Ferienwohnungen macht der Gast seine Angaben zur Anreise, bevor er die Unterkunft erreicht – meist über ein Gästeportal, das mit der Buchung verknüpft ist. Je nach Anforderungen der Unterkunft gehören dazu Gästedaten, eine Ausweisprüfung, die Annahme der Bedingungen sowie eine Kaution oder ein Schadenschutz. In Base360 hängt die Freigabe des Zugangscodes zudem von den erforderlichen Bestätigungen, der erfolgten Zahlung und der von Ihnen festgelegten Freigabezeit ab.
Ist Online-Check-in dasselbe wie Self-Check-in?
Nein. Der Online-Check-in umfasst die Angaben zur Anreise und die erforderlichen Schritte vor dem Aufenthalt. Self-Check-in bedeutet, dass der Gast die Unterkunft betritt, ohne einen Gastgeber zu treffen – etwa mit einer Schlüsselbox oder einem Smart Lock. Ein Gästeportal kann beides verbinden, indem es die Zugangsanweisungen anzeigt, sobald die Buchung bereit ist.
Kann ein Gast den Türcode erhalten, bevor sein Ausweis bestätigt ist?
Nicht, wenn Sie die Ausweisbestätigung verpflichtend machen. In Base360 sind die Zugangsdaten durch drei Bedingungen gemeinsam geschützt: die verpflichtende Ausweisbestätigung, die erforderliche Zahlung und die in der Portalvorlage festgelegte Freigabezeit. Eine stornierte Buchung erhält keine Zugangsinformationen, und ein abgelaufenes Portal ist nicht mehr verfügbar.
Prüft eine KI oder ein Mensch den Ausweis?
Sie haben die Wahl: KI-gestützte Prüfung, manuelle Prüfung oder keine Prüfung. Mit KI-Unterstützung gehen unsichere Ergebnisse in die manuelle Prüfung, und Ihr Team sieht Dokument und Selfie, bevor es bestätigt oder ablehnt. Die KI-Unterstützung ist kein Nachweis der Echtheit oder der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, und sie setzt einen aktiven Base360-Prüfdienst mit verfügbarem Guthaben voraus; andernfalls zeigt Base360 an, dass ein Mensch den Ausweis prüfen muss. Airbnb führt eine eigene Identitätsprüfung durch und schränkt ein, wann Gastgeber separat einen Ausweis verlangen dürfen.
Was ist der Unterschied zwischen Kaution und Schadenschutz?
In Base360 legt eine Kaution über Stripe eine Kartenvorautorisierung an: Der Betrag wird reserviert und kann später ganz oder teilweise eingezogen oder, falls er nicht eingezogen wird, freigegeben werden. Vorautorisierungen laufen ab, und eine Verlängerung hängt von der Berechtigung ab. Ein Schadenschutz ist eine nicht erstattungsfähige Gebühr, die als Zahlung eingezogen wird. Werden beide Optionen angeboten, wählt der Gast eine davon und erfüllt deren Zahlungsanforderung, um den Schutzschritt abzuschließen. Ein Status „bezahlt“ im PMS beweist nicht, dass die Bank abgerechnet hat oder eine Erstattung eingegangen ist; prüfen Sie beim Zahlungsanbieter nach, wenn es auf den Betrag ankommt.
Können wir die Kaution für Buchungen über Airbnb oder Booking.com abschalten?
Ja. Die Check-in-Einrichtung kann Buchungen eines bestimmten Kanals ein- oder ausschließen und eine Mindest- oder Höchstaufenthaltsdauer festlegen. Upsell-Angebote haben eigene Ausschlüsse nach Buchungsquelle, sodass ein Extra bei Direktbuchungen angeboten und auf einem Kanal ausgeblendet werden kann, der es nicht erlaubt.
Welche Arten der Schlüsselübergabe werden unterstützt?
Schlüsselbox, KeyNest, in Base360 integrierte Smart Locks sowie Xentra oder ein anderer Türzugangslink, den Sie einrichten. Integrierte Smart Locks können Gebäude- oder Wohnungstüren nur während des Aufenthalts des Gastes öffnen; ein bestätigter früher Check-in oder später Check-out kann diese Zeiten anpassen.
Verschiebt der Verkauf eines späten Check-outs die Reinigung?
Ja. Die Check-out-Zeit verschiebt sich, und Base360 informiert Ihr Team: Eine Änderung der Check-out-Zeit kann eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS an die von Ihnen gewählten Teammitglieder senden. Ist ein KI-Workflow verbunden, schickt Base360 dem Reinigungsteam die neue Uhrzeit selbstständig per SMS. Ohne Workflow bestätigt jemand aus Ihrem Team die neue Reinigungszeit.
Welche Gästedaten sollten wir vor der Anreise erfassen?
Nur die, die Sie auch nutzen. Namen, Adressen, Reisepässe und Selfies sind personenbezogene Daten: Legen Sie fest, wozu Sie jede Angabe erheben, wie lange Sie sie speichern und wer in Ihrem Team sie sehen darf – und nennen Sie das in den Bedingungen, die der Gast akzeptiert. Die Meldepflichten für Gäste unterscheiden sich von Land zu Land; prüfen Sie daher, welche für Ihre Unterkünfte gelten.
Erhalten Langzeitbuchungen ein Gästeportal?
Nein. Langzeitbuchungen sind vom Ablauf vor der Anreise ausgeschlossen. Außerdem braucht eine Unterkunft eine zugewiesene Check-in-Vorlage – direkt oder über ihre Stadt –, bevor ihre Buchungen das Portal nutzen können.