Comment le code d’accès se débloque
Dans Base360, le voyageur ne voit le code de la porte que si trois conditions sont réunies :
- L’identité est validée, si vous exigez une vérification d’identité.
- Le paiement est effectué, si vous exigez un dépôt de garantie ou une protection dommages.
- L’heure de déblocage est arrivée, telle que définie dans le modèle de portail.
D’ici là, le code reste masqué. Un code envoyé par message programmé peut atterrir sur une réservation annulée. Le portail, lui, vérifie d’abord.
Samedi, 23 h 40Une réservation de démonstration, pas un cas client. Alex Morgan atterrit tard et ouvre le portail. Les étapes, la boîte à clés et le code sont là. Personne dans votre équipe n’a rien envoyé.
Voici la semaine qui a mené Alex jusque-là, une étape de la configuration à la fois.
Clés et étapes d’accès au logement
Tout ce dont le voyageur a besoin pour entrer est rattaché au logement : les clés et le chemin jusqu’à la porte.
Avant toute réservationQuand Juniper Loft a rejoint Base360, John Doe, responsable des opérations, a configuré deux boîtes à clés : l’une pour les voyageurs, l’autre pour le ménage. Depuis, chaque voyageur lit les mêmes étapes.
Vous répondez une fois pour toutes à deux questions. D’abord, comment entre-t-on ? Vous pouvez utiliser une boîte à clés, KeyNest, un accès connecté ou un lien d’accès comme Xentra. Un logement peut en combiner plusieurs, pour que voyageurs et agents de ménage ne partagent jamais le même code. L’accès connecté n’ouvre les portes que pendant le séjour.
Ensuite, comment trouve-t-on la porte ? Rédigez des étapes courtes, dans l’ordre où le voyageur avance. Indiquez l’étape qui affiche le code, puis prévisualisez le tout sur un téléphone.
Le modèle de portail voyageur
Un modèle de portail, c’est le parcours de check-in : configuré une fois, il sert à autant de logements que vous le souhaitez.
Dimanche, 14 h 12Alex réserve Juniper Loft en direct pour le samedi suivant. Le portail est prêt avant même que quiconque ouvre la réservation. Pour l’instant, le code de la porte reste masqué.
Le modèle définit ce que chaque voyageur doit faire, et quand le code s’affiche. Ce second réglage, c’est l’heure de déblocage : combien de temps avant l’arrivée le code apparaît.
Choisissez les logements concernés. Base360 vous prévient si un logement a deux modèles, ou aucun. Besoin d’un autre parcours pour certaines réservations ? Ajoutez une règle selon le canal de réservation ou la durée du séjour. Modifiez le modèle une fois, et tous les logements qui l’utilisent suivent. Un logement sans modèle n’a pas de portail voyageur.
AstuceDemandez un dépôt de garantie sur les réservations directes, et passez-vous-en sur les canaux qui ne l’autorisent pas.
Étapes obligatoires et facultatives
C’est vous qui choisissez les étapes du portail que le voyageur doit terminer, par exemple Guest Details, ID Verification, Payment Protection et Terms Acceptance.
Lundi, 8 h 30Dans le bus, Alex renseigne ses informations : deux adultes, arrivée vers 23 h. Puis Alex accepte le règlement intérieur. L’arrivée tardive figure désormais sur la réservation, au lieu de se perdre dans une conversation.
Pour chaque étape, vous choisissez : obligatoire ou facultative. Les étapes obligatoires doivent être faites pour que le check-in soit terminé ; les facultatives peuvent être sautées. Les informations du voyageur viennent toujours en premier ; le reste peut se faire dans n’importe quel ordre. Vous choisissez aussi les informations demandées, du nom et du téléphone jusqu’à l’heure d’arrivée. Passeports et selfies sont des données personnelles : décidez combien de temps vous les conservez.
AstuceNe demandez que ce que vous utilisez. Un voyageur qui revient retrouve ses informations préremplies, mais doit tout de même les confirmer.
Vérification d’identité des voyageurs
Base360 analyse le passeport et le selfie du voyageur avec l’IA. Tout ce dont elle n’est pas sûre part vers une personne de votre équipe.
Mardi, 18 h 05Alex ouvre le portail sur son ordinateur portable professionnel, scanne un QR code et termine sur son téléphone. Photo du passeport, puis selfie. L’IA est sûre des deux : personne dans votre équipe n’a besoin de regarder.
Vous faites deux choix. Qui vérifie l’identité : l’IA avec une personne en renfort, une personne seule, ou personne ? Et le code de la porte attend-il cette vérification ? Si oui, un voyageur non validé ne voit jamais le code.
L’IA aide, mais elle ne prouve pas qu’un document est authentique. Alex a réservé en direct. Sur Airbnb, vérifiez d’abord les règles, car Airbnb effectue ses propres vérifications d’identité.
AstuceExpliquez aux voyageurs pourquoi vous le demandez. « Nous vérifions l’identité pour que le code n’arrive qu’à la personne qui a réservé » suffit.
Dépôt de garantie ou protection dommages
Le dépôt de garantie bloque une somme sur la carte du voyageur, au cas où quelque chose serait endommagé. Une protection dommages est un forfait que le voyageur paie à la place. Elle n’est pas remboursée.
Jeudi, 20 h 50Alex peut choisir une protection dommages à 100 £ ou une empreinte bancaire de 250 £, et opte pour l’empreinte. Plus rien à relancer avant l’arrivée.
Vous choisissez ce que vous proposez : un dépôt de garantie, une protection dommages ou les deux. Si vous proposez les deux, le voyageur en choisit une. Pour un dépôt, vous fixez le montant et le texte que lit le voyageur. Pour une protection dommages, vous fixez un prix fixe ou un pourcentage du séjour, avec un plafond.
En cas de dégât, votre équipe peut encaisser tout ou partie de l’empreinte. Les empreintes bancaires expirent : vérifiez la date pour un long séjour.
AstuceIndiquez au voyageur quel montant est débité et lequel est seulement bloqué.
Des ventes additionnelles en libre-service
Les ventes additionnelles sont des options que le voyageur achète dans le portail une fois le check-in terminé, comme un départ tardif.
Jeudi, 21 h 10En pleine valise, Alex ajoute un départ tardif à 30 £. Personne dans votre équipe n’est sollicité. C’est payé et inscrit sur la réservation.
Vous choisissez quoi vendre, et comment. Partez d’une offre prête à l’emploi, comme l’arrivée anticipée ou la consigne à bagages, ou créez la vôtre. Choisissez ensuite le type. Une offre Purchase se paie par carte dans le portail. Une offre Request attend votre accord.
Fixez le prix, le délai de prévenance, et les canaux de réservation qui ne doivent jamais la voir. Un départ tardif validé modifie la période de séjour, et Base360 prévient votre équipe. Avec un workflow IA connecté, il prévient de lui-même par SMS votre équipe de ménage du nouvel horaire.
AstuceUtilisez Request pour tout ce que vous devez organiser, comme un transfert aéroport. Toutes les offres sont sur notre page Avant l’arrivée & ventes additionnelles.
Valider les commandes et les dépôts
Deux listes rassemblent les décisions qui restent à votre équipe : Orders Management et Guest Deposit Control.
Samedi, 9 h 15Avant qu’Alex n’atterrisse, John Doe vérifie les commandes. Le départ tardif est payé. Une demande d’arrivée anticipée attend un oui ou un non. À 23 h 40, il ne reste plus rien à faire.
Chaque commande réunit au même endroit le voyageur, le séjour, l’option et le paiement. Vous acceptez ou refusez les demandes une par une, ou toutes d’un coup. Paiement et prestation ont chacun leur statut, car ils peuvent diverger.
Les empreintes bancaires se trouvent dans Guest Deposit Control, avec leur date d’expiration. Si un voyageur pose une question à ce sujet, ouvrez d’abord l’onglet Pre-arrival de la réservation. Le lien du portail figure aussi à côté de la conversation, dans la messagerie unifiée.
Statistiques du check-in
Les statistiques montrent si les voyageurs terminent leur check-in à temps, et ce que rapportent les options.
Le lundi suivantJohn Doe fait le bilan du mois : qui a terminé en retard, et quelles options se sont vendues. Alex avait terminé deux jours avant.
Filtrez par ville et par dates. Vous voyez combien de temps à l’avance les voyageurs terminent, combien terminent en retard, et le temps qu’ils y passent. Juste à côté : le chiffre d’affaires des options, par réservation et par offre. Tout s’exporte en CSV.
Surveillez d’abord un chiffre : les check-in terminés en retard. S’il augmente, cherchez une étape difficile à faire sur téléphone. Puis comparez les mêmes logements avant et après la modification.
Le check-in n’est qu’une étape du séjour. La visite guidée de Base360 montre ce qui vient avant et après, de la messagerie unifiée au ménage et aux relevés propriétaires.
Les prix et horaires de ce guide sont des exemples, pas des résultats mesurés.
Les questions que posent les gestionnaires
Qu’est-ce que le check-in en ligne pour une location courte durée ?
Le check-in en ligne pour les locations courte durée consiste à fournir les informations d’arrivée avant d’arriver au logement, généralement via un portail voyageur lié à la réservation. Il peut comprendre les informations du voyageur, une vérification d’identité, l’acceptation des conditions et un dépôt de garantie ou une protection dommages, selon les exigences du logement. Dans Base360, le déblocage du code d’accès dépend aussi des validations requises, de l’état du paiement et de l’heure de déblocage configurée.
Le check-in en ligne, est-ce la même chose que l’arrivée autonome ?
Non. Le check-in en ligne couvre les informations d’arrivée et les étapes requises avant le séjour. L’arrivée autonome consiste à entrer dans le logement sans rencontrer d’hôte, par exemple avec une boîte à clés ou une serrure connectée. Un portail voyageur peut relier les deux en affichant les instructions d’accès une fois la réservation prête.
Un voyageur peut-il obtenir le code de la porte avant que son identité soit validée ?
Pas si vous rendez la validation d’identité obligatoire. Dans Base360, les données d’accès sont protégées par trois conditions cumulées : la validation d’identité obligatoire, l’état de paiement requis et l’heure de déblocage configurée dans le modèle de portail. Une réservation annulée ne peut pas recevoir les informations d’accès, et un portail expiré devient indisponible.
La vérification d’identité est-elle faite par l’IA ou par une personne ?
C’est vous qui choisissez : vérification assistée par l’IA, vérification manuelle, ou pas de vérification. Avec l’assistance de l’IA, les résultats incertains basculent en contrôle manuel, et votre équipe voit le document et le selfie avant d’accepter ou de refuser. L’assistance de l’IA ne prouve ni l’authenticité du document ni la conformité réglementaire, et elle nécessite un service de vérification Base360 actif avec un solde disponible ; à défaut, l’interface indique un traitement manuel. Airbnb effectue sa propre vérification d’identité et limite les cas où les hôtes peuvent demander une pièce d’identité séparément.
Quelle différence entre un dépôt de garantie et une protection dommages ?
Dans Base360, un dépôt de garantie crée une autorisation bancaire (empreinte) via Stripe : les fonds sont bloqués et peuvent ensuite être encaissés en tout ou partie, ou libérés s’ils ne sont pas encaissés. Les empreintes expirent, et leur prolongation dépend de l’éligibilité. Une protection dommages est un montant non remboursable, prélevé comme un paiement. Si les deux options sont proposées, le voyageur en choisit une et règle le paiement correspondant pour valider l’étape de protection. Un statut « payé » dans le PMS ne prouve pas que la banque a réglé ni qu’un remboursement est arrivé : vérifiez auprès du prestataire de paiement quand le montant compte.
Peut-on désactiver le dépôt de garantie pour les réservations Airbnb ou Booking.com ?
Oui. Les conditions du modèle permettent d’inclure ou d’exclure une source de réservation, et de fixer une durée de séjour minimale ou maximale. Les ventes additionnelles ont leurs propres exclusions par source de réservation : une option peut ainsi être proposée sur les réservations directes et masquée sur un canal qui ne l’autorise pas.
Quels modes de remise des clés sont pris en charge ?
La boîte à clés, KeyNest, l’accès connecté natif, et Xentra ou un autre lien d’accès configuré. L’accès connecté natif peut donner accès aux portes de l’immeuble ou du logement uniquement pendant la période de séjour autorisée, et une arrivée anticipée ou un départ tardif validé peut ajuster cette période.
Vendre un départ tardif décale-t-il le ménage ?
Oui. La période de séjour est décalée, et Base360 prévient votre équipe : un changement d’heure de départ peut envoyer une alerte par e-mail ou SMS aux membres de l’équipe que vous choisissez. Avec un workflow IA connecté, Base360 envoie de lui-même le nouvel horaire par SMS à l’équipe de ménage. Sans workflow, un membre de votre équipe confirme le nouvel horaire du ménage.
Quelles données voyageur collecter avant l’arrivée ?
Uniquement celles que vous utilisez. Noms, adresses, passeports et selfies sont des données personnelles : décidez pourquoi vous collectez chacune d’elles, combien de temps vous la conservez et qui dans votre équipe peut la consulter, et indiquez-le dans les conditions que le voyageur accepte. Les règles d’enregistrement des voyageurs varient selon les pays : vérifiez celles qui s’appliquent à vos logements.
Les réservations en location longue durée ont-elles un portail voyageur ?
Non. Les réservations longue durée sont exclues du parcours avant l’arrivée. Un logement doit aussi avoir un modèle de logement attribué, ou un modèle de ville éligible, pour que ses réservations puissent utiliser le portail.