Comment Base360 gère les locations courte durée en pilote automatique avec l’IA

Gestion des canaux

Commençons par vos canaux, car tout le reste en découle. Base360 se connecte à Airbnb, à Booking.com et à plus de 130 autres canaux : vous vendez là où vos voyageurs réservent déjà. Une fois un canal connecté, vos annonces et vos réservations arrivent dans Base360, et vos tarifs et disponibilités repartent vers le canal. Dix canaux ont leur propre carte de configuration ; les autres sont ouverts sur demande.

1. Allez dans Gestion des canaux.
2. Cliquez sur Activate à côté d’Airbnb.
3. Connectez-vous à Airbnb. Vos annonces arrivent toutes seules, sans rien ressaisir.
4. Faites de même pour Booking.com et vos autres canaux.
5. Ouvrez Listings Mapping et activez chaque annonce sur les canaux où vous voulez la vendre.

Désormais, chaque réservation arrive dans votre calendrier, chaque message voyageur dans votre messagerie, et chaque départ devient un ménage. Commençons par la messagerie, car c’est là que les voyageurs vous contacteront.

AstuceVert, c’est en ligne. Rouge, c’est que le canal n’a pas encore accepté cette annonce : vérifiez-la en priorité.

Messagerie unifiée

Les réservations arrivent, et les voyageurs vont commencer à vous écrire. C’est là que le pilote automatique IA commence à mériter son nom. Chaque message arrive ici, qu’il vienne d’Airbnb, de Booking.com, de WhatsApp, d’un SMS, d’un e-mail, d’Instagram ou d’un appel téléphonique, et l’IA répond dans la langue du voyageur. Avant de répondre, vous voyez la réservation, le statut d’arrivée et un résumé de la conversation jusqu’ici.

1. Allez dans Messagerie unifiée et ouvrez une conversation.
2. Lisez la réponse que l’IA a rédigée pour vous. Elle s’appuie sur votre livret d’accueil, votre base de connaissances et la réservation : dates, logement, prestations payées par le voyageur.
3. Modifiez-la si besoin, puis cliquez sur Envoyer. Une urgence, comme une fuite ? L’IA la signale et fait intervenir la bonne personne.

Un brouillon ne vaut que ce que l’IA sait de vos logements. L’étape suivante, ce sont donc vos logements.

AstuceLaissez l’IA en mode brouillon pendant vos deux premières semaines. Une fois que vous avez confiance dans ses réponses, laissez-la envoyer seule les plus simples. Le guide de la messagerie unifiée précise lesquelles.

Logements

L’IA répond mieux quand elle connaît vos logements. Remplissez donc ensuite vos fiches logement. Vous répondez une seule fois à chaque question, et tous les modules s’en servent.

1. Allez dans Logements et ouvrez un logement.
2. Ajoutez les détails : équipements et couchages.
3. Ajoutez les instructions de check-in : adresse, vidéo du chemin d’accès, code de la porte. Base360 en fait un guide pas à pas et un PDF pour les voyageurs.
4. Remplissez le livret d’accueil : Wi-Fi, chauffage, modèle du réfrigérateur, tout ce que les voyageurs demandent. Un livret pour les voyageurs, un autre pour votre équipe et vos agents de ménage.

Cette fiche unique alimente tout le reste de Base360. L’IA de la messagerie lit le livret d’accueil, le module avant l’arrivée envoie les instructions de check-in, et les agents de ménage voient les informations d’accès sur leur lien.

AstuceRemplissez le livret d’accueil avant d’activer l’IA. C’est là qu’elle trouve ses réponses.

Calendrier et réservations

Une fois les canaux et les logements en place, votre calendrier se remplit tout seul. Il affiche toutes les réservations de tous les canaux au même endroit, avec une vue complète de chaque réservation pour votre équipe : voyageur, paiement, notes et statut avant l’arrivée.

1. Allez dans Calendrier.
2. Cliquez sur une réservation pour voir les informations du voyageur, sa pièce d’identité et ce qu’il a payé.

Bon à savoirCes informations, vous ne les avez pas saisies. C’est le voyageur qui l’a fait, via le parcours avant l’arrivée. C’est la suite.

Avant l’arrivée et ventes additionnelles

Le parcours avant l’arrivée, c’est le lien que chaque voyageur reçoit à la réservation. Il renseigne ses informations, envoie une pièce d’identité et un selfie que Base360 compare à celle-ci, choisit une protection dommages ou un dépôt de garantie, et peut acheter des extras comme une arrivée anticipée, un départ tardif, une place de parking ou un transfert aéroport. Il reçoit ensuite le guide d’arrivée : l’adresse, la récupération des clés et le code de la porte, le jour J.

1. Allez dans Avant l’arrivée et créez un modèle, ou partez de l’un des nôtres.
2. Choisissez les étapes que les voyageurs doivent compléter.
3. Attribuez le modèle à vos logements. Les nouvelles réservations reçoivent désormais le lien.

Tout ce que le voyageur renseigne arrive sur sa réservation dans le calendrier. S’il achète un départ tardif, le ménage est décalé en conséquence. Et son e-mail et son téléphone rejoignent vos contacts, ce qui nous amène à la suite.

AstuceCommencez par la protection dommages sur les réservations directes. Le guide du check-in en ligne vous accompagne pour le reste.

Marketing de fidélisation

Le parcours avant l’arrivée vous donne l’e-mail et le téléphone de chaque voyageur, avec son consentement : plus les voyageurs sont nombreux à le compléter, plus votre liste s’agrandit. Servez-vous-en pour faire revenir vos voyageurs avec une offre, et suivez la campagne jusqu’aux réservations.

1. Choisissez les destinataires, par exemple vos voyageurs réguliers ou tous ceux qui ont séjourné à Paris.
2. Rédigez l’offre sous forme de modèle e-mail, SMS ou WhatsApp, par exemple 10 % de remise avec un code promo pour leur retour.
3. Envoyez-la tout de suite, ou programmez-la chaque semaine ou chaque mois.
4. Le voyageur reçoit l’offre, et vous suivez la campagne jusqu’aux réservations.

AstuceLes voyageurs qui reviennent réservent en direct : vous ne payez aucune commission de canal.

Finances et relevés propriétaires

À ce stade, l’argent arrive de plusieurs côtés : réservations de tous les canaux, extras vendus avant l’arrivée, réservations directes issues de vos campagnes. Le module Finances additionne tout et montre ce qui reste après les coûts : chiffre d’affaires, marge et sources de réservation, par logement, par ville et par mois. Vous pouvez lui poser des questions en langage courant, comme « quel logement a la marge la plus faible ? »

1. Allez dans Finances et choisissez une ville et un mois.
2. Vérifiez le chiffre d’affaires, les coûts et la provenance des réservations.
3. Si vous gérez des logements pour des propriétaires, ouvrez Owner statements. Vérifiez chaque brouillon, publiez-le et envoyez le PDF.

Bon à savoirBase360 calcule ce qui est dû au propriétaire. Le virement, lui, reste entre vos mains et celles de votre banque.

Ménage et maintenance

Chaque départ de votre calendrier nécessite un ménage. Base360 le crée à partir de la réservation, le décale quand la réservation change et signale les départs tardifs. Plus besoin de tenir un planning de ménage à la main.

1. Allez dans Ménage et consultez la liste du jour.
2. Attribuez chaque ménage à un agent de ménage.
3. Envoyez à l’agent de ménage son lien personnel. Il s’ouvre sur son téléphone, sans application à installer.
4. Une fois le ménage terminé, vérifiez la checklist et les photos horodatées. Un dégât ? Envoyez-le à la maintenance en un clic, et le coût peut être reporté sur le relevé du propriétaire.

Prévenir l’agent de ménage d’un départ tardif, c’est le genre de petite tâche qui vous mange une matinée. C’est précisément à ça que servent les agents IA.

AstuceDemandez aux agents de ménage une photo de chaque pièce. Cela règle la plupart des litiges sur les dégâts avant même qu’ils ne commencent.

Agents IA

Certaines tâches reviennent chaque jour, comme valider une arrivée anticipée ou relancer un voyageur qui n’a pas fait son check-in. Un agent IA s’en charge pour vous, à partir des réservations, du statut avant l’arrivée et des informations logement déjà présentes dans Base360. C’est ici que le pilote automatique prend tout son sens : l’IA de la messagerie répond quand un voyageur écrit, les agents agissent seuls dès que quelque chose change.

1. Allez dans Agents IA et choisissez un modèle, comme le rappel de pré-check-in.
2. Modifiez un seul paramètre, par exemple combien de jours avant l’arrivée il est envoyé.
3. Basculez-le sur Active. Il envoie ses messages via la messagerie, donc chaque message reste dans la conversation du voyageur.

AstuceNe changez qu’une chose à la fois. C’est le moyen le plus simple de faire fonctionner votre premier agent.

Tarification avec Claude

Vos prix suivent les règles que vous fixez : saisons, événements, durées minimales de séjour et taux d’occupation, le tout dans une limite journalière que vous choisissez. Ils sont envoyés sur tous les canaux connectés, et le module Finances montre ce qu’ils ont rapporté. Claude peut les analyser pour vous via MCP, une connexion qui permet à Claude de travailler avec vos données Base360, et réécrire les modifications dans vos règles. Même la tarification tourne ainsi en pilote automatique, et c’est vous qui validez les modifications.

1. Allez dans Tarification et définissez vos règles.
2. Demandez à Claude d’analyser une ville ou un mois.
3. Validez les modifications qui vous conviennent.

AstuceDemandez d’abord à Claude les dates où vous étiez complet l’an dernier. Elles méritent qu’on y envisage un tarif plus élevé.

Équipe, base de connaissances et assistant IA

Enfin, votre équipe. Centralisez contrats, documents et congés, et mettez par écrit votre façon de travailler, pour que l’IA puisse s’appuyer dessus plutôt que sur un script.

1. Allez dans Ressources humaines pour ajouter votre équipe et valider les demandes de congés.
2. Allez dans Knowledge base et rédigez vos procédures. Le livret d’accueil décrit le fonctionnement de chaque logement ; ici, c’est le fonctionnement de votre équipe.
3. Votre équipe peut interroger l’outil AI assistant sur des cas concrets, par exemple « comment gérer un voyageur bloqué dehors ? ». Il répond à partir de la base de connaissances et cite sa source. L’IA de la messagerie s’en sert aussi pour rédiger ses réponses aux voyageurs.

AstuceRédigez la base de connaissances comme si vous briefiez une nouvelle recrue à son premier jour.