Wie Base360 Ferienwohnungen per KI-Autopilot verwaltet

Channel-Management

Fangen wir mit Ihren Kanälen an, denn alles andere baut darauf auf. Base360 verbindet sich mit Airbnb, Booking.com und auf Anfrage mit über 130 weiteren Kanälen – so verkaufen Sie dort, wo Ihre Gäste ohnehin buchen. Sobald ein Kanal verbunden ist, kommen Ihre Inserate und Buchungen in Base360 an, und Ihre Preise und Verfügbarkeiten gehen zurück an den Kanal. Zehn Kanäle sind integriert; die übrigen werden auf Anfrage freigeschaltet.

1. Klicken Sie im Menü auf Channel-Management.
2. Klicken Sie auf Activate neben Airbnb.
3. Melden Sie sich bei Airbnb an. Ihre Inserate kommen von selbst herein, ohne erneutes Abtippen.
4. Machen Sie dasselbe für Booking.com und Ihre anderen Kanäle.
5. Öffnen Sie Listings Mapping und aktivieren Sie jedes Inserat auf den Kanälen, auf denen es verkauft werden soll.

Sie wechseln von einem anderen PMS? Unser Ratgeber zum PMS-Wechsel erklärt, was mit Ihren bestehenden Buchungen passiert.

Ab jetzt landet jede Buchung in Ihrem Kalender, jede Gästenachricht in Ihrem Postfach, und aus jedem Check-out wird eine Reinigung. Sehen wir uns zuerst das Postfach an, denn dort melden sich die Gäste bei Ihnen.

TippGrün heißt live. Rot heißt, dass der Kanal dieses Inserat noch nicht angenommen hat – prüfen Sie es also zuerst.

Zentrales Postfach

Jetzt kommen Buchungen herein, und Gäste werden Ihnen schreiben. Hier macht der KI-Autopilot seinem Namen zum ersten Mal Ehre. Jede Nachricht landet hier, ob von Airbnb, Booking.com, WhatsApp, per SMS, E-Mail, Instagram oder als Anruf, und die KI antwortet in der Sprache des Gastes. Bevor Sie antworten, sehen Sie die Buchung, den Anreisestatus und eine Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs.

1. Klicken Sie im Menü auf Zentrales Postfach und öffnen Sie ein Gespräch.
2. Lesen Sie die Antwort, die die KI für Sie entworfen hat. Sie schreibt sie aus Ihrer Gästemappe, Ihrer Wissensdatenbank und der Buchung: Reisedaten, Unterkunft, was der Gast bezahlt hat.
3. Bearbeiten Sie sie bei Bedarf und klicken Sie dann auf Senden. Etwas Dringendes, etwa ein Leck? Die KI markiert es und holt die richtige Person dazu.

Der Entwurf ist nur so gut wie das, was die KI über Ihre Wohnungen weiß. Deshalb kommen als Nächstes Ihre Unterkünfte.

TippLassen Sie die KI in den ersten zwei Wochen Entwürfe schreiben, die eine Person sendet. Sobald Sie ihren Antworten vertrauen, lassen Sie sie die einfachen selbst senden. Der Ratgeber zum zentralen Postfach zeigt, welche.

Unterkünfte

Die KI schreibt bessere Antworten, wenn sie Ihre Wohnungen kennt. Füllen Sie deshalb als Nächstes Ihre Unterkünfte aus. Sie beantworten jede Frage einmal, und jeder Bereich von Base360 nutzt die Antwort.

1. Klicken Sie im Menü auf Unterkünfte und öffnen Sie eine Unterkunft.
2. Ergänzen Sie die Details: Ausstattung und Betten.
3. Ergänzen Sie die Check-in-Anleitung: Adresse, ein Video vom Weg hinein, den Türcode. Base360 macht daraus eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und ein PDF für Gäste.
4. Füllen Sie die Gästemappe aus: WLAN, Heizung, das Kühlschrankmodell, alles, wonach Gäste fragen. Eine Mappe für Gäste, eine für Ihr Team und die Reinigungskräfte.

Dieser eine Datensatz versorgt den Rest von Base360. Die KI im Postfach liest die Gästemappe, der Bereich Vor der Anreise verschickt die Check-in-Anleitung, und Reinigungskräfte sehen die Zugangsinformationen über ihren Link.

TippFüllen Sie die Gästemappe aus, bevor Sie die KI einschalten. Dort findet die KI ihre Antworten.

Kalender und Buchungen

Mit Kanälen und Unterkünften füllt sich Ihr Kalender von selbst. Er zeigt jede Buchung aus jedem Kanal an einem Ort, mit einer vollständigen Buchungsansicht für Ihr Team: Gast, Zahlung, Notizen und wie weit der Gast mit dem Online-Check-in ist.

1. Klicken Sie im Menü auf Kalender.
2. Klicken Sie auf eine Buchung, um die Daten des Gastes, seinen Ausweis und seine bezahlten Leistungen zu sehen.

Gut zu wissenDiese Daten haben nicht Sie eingegeben, sondern der Gast – über den Bereich Vor der Anreise. Darum geht es als Nächstes.

Vor der Anreise und Upselling

Vor der Anreise ist der Link, den jeder Gast bei der Buchung erhält. Der Gast gibt seine Daten ein, lädt einen Ausweis und ein Selfie hoch, das Base360 damit abgleicht, wählt Schadenschutz oder Kaution und kann Extras wie frühen Check-in, späten Check-out, Parkplatz oder Flughafentransfer buchen. Am Anreisetag erhält er dann die Anreiseanleitung: Adresse, Schlüsselübergabe und Türcode.

1. Klicken Sie im Menü auf Vor der Anreise und erstellen Sie eine Vorlage oder starten Sie mit einer von unseren.
2. Wählen Sie die Schritte, die Gäste erledigen sollen.
3. Weisen Sie die Vorlage Ihren Unterkünften zu. Neue Buchungen erhalten ab sofort den Link.

Alles, was der Gast ausfüllt, landet in seiner Buchung im Kalender. Bucht er einen späten Check-out, verschiebt sich die Reinigung mit. Und seine E-Mail-Adresse und Telefonnummer landen in Ihren Kontakten – darum geht es im nächsten Teil.

TippStarten Sie mit dem Schadenschutz bei Direktbuchungen. Der Ratgeber Online-Check-in führt Sie durch den Rest.

Marketing für Wiederbuchungen

Über Vor der Anreise erhalten Sie mit Einwilligung die E-Mail-Adresse und Telefonnummer jedes Gastes – je mehr Gäste den Prozess abschließen, desto größer wird Ihre Liste. Holen Sie Gäste damit über ein Angebot zurück und verfolgen Sie die Kampagne bis zur Buchung.

1. Wählen Sie die Empfänger, zum Beispiel wiederkehrende Gäste oder alle, die in Paris übernachtet haben.
2. Schreiben Sie das Angebot als E-Mail-, SMS- oder WhatsApp-Vorlage, zum Beispiel 10 % Rabatt mit einem Rückkehrcode.
3. Senden Sie es sofort oder planen Sie es wöchentlich oder monatlich ein.
4. Der Gast erhält das Angebot, und Sie verfolgen die Kampagne bis zur Buchung.

TippGäste, die wiederkommen, buchen direkt – Sie zahlen also keine Kanalprovision.

Finanzen und Eigentümerabrechnungen

Inzwischen kommt Geld aus mehreren Quellen: Buchungen aus allen Kanälen, Extras aus Vor der Anreise, Direktbuchungen aus Ihren Kampagnen. Finanzen rechnet alles zusammen und zeigt, was nach Abzug der Kosten übrig bleibt: Umsatz, Marge und Buchungsquellen, nach Unterkunft, Stadt und Monat. Sie können Fragen in einfacher Sprache stellen, etwa „Welche Unterkunft hat die niedrigste Marge?“

1. Klicken Sie im Menü auf Finanzen und wählen Sie eine Stadt und einen Monat.
2. Prüfen Sie Umsatz, Kosten und woher die Buchungen kamen.
3. Wenn Sie Wohnungen für Eigentümer verwalten, öffnen Sie Owner statements. Prüfen Sie jeden Entwurf, geben Sie ihn frei und senden Sie das PDF.

Gut zu wissenBase360 berechnet, was dem Eigentümer zusteht. Die Auszahlung bleibt bei Ihnen und Ihrer Bank.

Reinigung und Wartung

Jeder Check-out in Ihrem Kalender braucht eine Reinigung. Base360 legt sie aus der Buchung an, verschiebt sie, wenn sich die Buchung ändert, und markiert späte Check-outs. Kein Reinigungskalender mehr, den Sie von Hand pflegen müssen. Reinigung & Wartung in Base360 zeigt jeden Schritt.

1. Klicken Sie im Menü auf Reinigung und sehen Sie sich die Liste für heute an.
2. Weisen Sie jede Reinigung einer Reinigungskraft zu.
3. Senden Sie der Reinigungskraft ihren persönlichen Link. Er öffnet sich auf ihrem Smartphone, ganz ohne App.
4. Wenn sie fertig ist, prüfen Sie die Checkliste und die Fotos mit Zeitstempel. Schaden entdeckt? Schicken Sie ihn mit einem Klick an die Wartung – die Kosten lassen sich auf die Eigentümerabrechnung setzen.

Der Reinigungskraft einen späten Check-out mitzuteilen, ist genau die Art kleiner Aufgabe, die einen Vormittag frisst. Dafür gibt es KI-Agenten.

TippLassen Sie sich von Reinigungskräften ein Foto von jedem Zimmer schicken. Das klärt die meisten Schadensfragen, bevor sie aufkommen.

KI-Agenten

Manche Aufgaben wiederholen sich täglich, etwa einen frühen Check-in freigeben oder bei einem Gast nachhaken, der noch nicht eingecheckt hat. Ein KI-Agent erledigt das für Sie, auf Basis der Buchungen, des Fortschritts beim Online-Check-in und der Unterkunftsdaten, die schon in Base360 liegen. Hier kommt der Autopilot im KI-Autopiloten ins Spiel: Die KI im Postfach antwortet, wenn ein Gast schreibt, und Agenten handeln selbstständig, wenn sich etwas ändert.

1. Klicken Sie im Menü auf KI-Agenten und wählen Sie eine Vorlage, etwa die Erinnerung zum Vorab-Check-in.
2. Ändern Sie eine Sache, zum Beispiel wie viele Tage vor der Anreise sie gesendet wird.
3. Stellen Sie den Agenten auf Active. Er sendet über das Postfach, sodass jede Nachricht im Gespräch mit dem Gast bleibt.

TippÄndern Sie immer nur eine Sache. So bringen Sie Ihren ersten Agenten am einfachsten zum Laufen.

Preisgestaltung mit Claude

Ihre Preise folgen Regeln, die Sie festlegen: Saisons, Events, Mindestaufenthalte und Auslastung, alles innerhalb eines Tageslimits, das Sie wählen. Sie gehen an jeden verbundenen Kanal, und Finanzen zeigt, was sie eingebracht haben. Claude kann sie über MCP für Sie prüfen – eine Verbindung, über die Claude mit Ihren Base360-Daten arbeitet – und die Änderungen in Ihre Regeln zurückschreiben. So läuft sogar die Preisgestaltung auf Autopilot, und Sie geben die Änderungen frei.

1. Klicken Sie im Menü auf Preisgestaltung und legen Sie Ihre Regeln fest.
2. Bitten Sie Claude, eine Stadt oder einen Monat zu prüfen.
3. Geben Sie die Änderungen frei, die Ihnen zusagen.

TippFragen Sie Claude zuerst nach den Tagen, die im Vorjahr ausgebucht waren. Dort lohnt sich ein Blick auf einen höheren Preis. Die komplette Einrichtung erklärt unser Ratgeber dazu, wie Sie Claude mit Ihrem PMS verbinden und Ihre Preise aktualisieren lassen.

Team, Wissensdatenbank und KI-Assistent

Zum Schluss Ihr Team. Halten Sie Verträge, Dokumente und Abwesenheiten an einem Ort fest und schreiben Sie auf, wie Sie arbeiten – damit die KI auf dieser Grundlage antwortet und nicht nach Skript.

1. Klicken Sie im Menü auf Personal und legen Sie Ihr Team an. Dort genehmigen Sie auch Urlaubsanträge.
2. Klicken Sie im Menü auf Wissensdatenbank und schreiben Sie Ihre Abläufe auf. Die Gästemappe beschreibt, wie jede Wohnung funktioniert, die Wissensdatenbank, wie Ihr Team arbeitet.
3. Ihr Team kann im AI assistant Fragen stellen, etwa „Was tun, wenn sich ein Gast ausgesperrt hat?“ Der Assistent antwortet aus der Wissensdatenbank und nennt die Quelle. Auch die KI im Postfach nutzt die Wissensdatenbank, wenn sie Antworten an Gäste entwirft.

TippSchreiben Sie die Wissensdatenbank so, als würden Sie neue Mitarbeitende an ihrem ersten Tag einweisen.