Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die meisten Vermieter arbeiten bereits mit einer Reinigungsfirma, die ihren Kalender einsehen kann. Der Kalender ist nicht das Problem. Das Problem ist alles, was sich ändert, nachdem der Kalender gelesen wurde. Wenn Sie Ferienunterkünfte vermieten, haben Sie wahrscheinlich alle sechs schon erlebt:
- Die Reinigungskraft fährt in eine Wohnung, die schon sauber ist. Der Gast ist nie angereist, niemand hat es bemerkt, und Sie zahlen umsonst für eine Reinigung und frische Wäsche.
- Ein Gast betritt eine schmutzige Wohnung. Eine Buchung wurde storniert, also wurde auch ihre Reinigung storniert. Dann buchte ein neuer Gast kurzfristig dieselben Daten, und niemand hat die Reinigung wieder eingeplant.
- Die Reinigungskraft kommt nicht hinein. Sie steht vor der Tür und ruft Sie an: Welches Gebäude, welche Wohnung, wo ist der Schlüssel?
- Die Reinigungskraft kommt während eines späten Check-outs. Der Gast hat bezahlt, um bis 12:00 Uhr zu bleiben, aber die Reinigungskraft kam trotzdem um 10:00 Uhr und klopfte, während er packte.
- Die Reinigungskraft steht vor der Tür, obwohl der Gast verlängert hat. Der Gast hat gestern Abend eine Nacht dazugebucht. Die Reinigungskraft hat nichts davon erfahren.
- Die Reinigung wurde nicht ordentlich erledigt. Ein Gast sagt, es gab keine Handtücher, und Sie haben nichts, was Sie ihm zeigen können.
Diese Probleme haben zwei Ursachen: Der Plan hat sich geändert, ohne dass die Reinigungskraft davon erfahren hat, oder die Reinigung lief ohne klare Anweisungen und ohne Nachweis.
Wie Base360 alle sechs löst
Base360 erstellt die Reinigungsliste aus Ihren Buchungen und ändert sie, sobald sich eine Buchung ändert. Das bedeutet für jedes Problem:
- No-Shows: Wenn Base360 nicht sicher ist, ob ein Gast die Wohnung genutzt hat, wird keine Reinigungskraft geschickt, bis jemand nachgesehen hat.
- Stornierungen: Ersetzt eine neue Buchung eine stornierte, wird die Reinigung von selbst neu eingeplant.
- Zugang: Jede Reinigungskraft erhält ihren eigenen Link mit Adresse, Zugangsinfos und dem, was sie mitbringen muss.
- Später Check-out: Die Reinigung wird auf die neue Check-out-Zeit verschoben, und die Reinigungskraft wird informiert.
- Verlängerungen: Die Reinigungskraft erhält sofort eine WhatsApp-Nachricht und eine E-Mail, damit sie die Wohnung nicht betritt.
- Qualität: Checklisten verlangen bei den wichtigen Schritten ein Foto und speichern es.
Statt Kalenderzugang, Nachrichten und Checklisten zusammenzustückeln, verbindet Base360 alle sechs an einem Ort. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie jeder Punkt funktioniert.
No-Shows: keine Reinigung ohne Bestätigung
Wenn ein Gast nicht erscheint, ist die Wohnung noch vom letzten Mal sauber. Base360 schickt keine Reinigungskraft hin. Endet eine Buchung auf eine Weise, die der Kalender nicht erklären kann, etwa durch einen No-Show oder eine Stornierung während des Aufenthalts, hält Base360 die Reinigung an und bittet Ihr Team zuerst um Bestätigung.
Ist ein KI-Agent eingerichtet, erkennt Base360 einen wahrscheinlichen No-Show auch selbst: Die Check-in-Zeit ist vorbei und der Gast hat seinen Zugangscode nie abgerufen. Base360 schreibt dem Gast eine E-Mail und fragt, ob er noch kommt – so wissen Sie Bescheid, bevor die Reinigungskraft losfährt.
Wenn heute eine Reinigungskraft in eine Unterkunft fährt, dann, weil die Unterkunft gereinigt werden muss.
Das haben wir im Betrieb unserer eigenen Ferienunterkünfte mit Base360 festgestellt. Weil wir zuerst prüfen, konnten wir unnötige Reinigungen praktisch ganz vermeiden.
Stornierungen: Die Reinigung wird neu eingeplant
Jeder Check-out auf Airbnb, Booking.com und Ihren anderen Kanälen wird von selbst zu einer Reinigung. Weil die Liste aus den Buchungen entsteht, ändert sie sich mit ihnen. Wird eine Buchung storniert und bucht ein neuer Gast dieselbe Wohnung, wird die Reinigung für die neue Buchung wieder angelegt. Niemand muss daran denken.
Reinigungen mit einer Anreise am selben Tag rücken an den Anfang der Liste, damit diese Wohnungen zuerst fertig sind. Neue Reinigungen werden automatisch einer Reinigungskraft zugewiesen, oder Sie wählen die Reinigungskraft selbst aus.
Zugang: ein Link mit allem
Jede Reinigungskraft erhält ihren eigenen persönlichen Link. Er öffnet sich im Browser des Handys, es muss also keine App installiert werden. Dahinter finden sich die Aufträge des Tages, die Adresse, der Ort des Schlüssels oder der Schlüsselbox samt Code sowie die mitzubringende Wäsche.
Wenn Sie mit einer Reinigungsfirma arbeiten, legen Sie sie als externen Benutzer an und weisen ihr eine Gruppe von Wohnungen zu. Sie sieht nur die Reinigungen dieser Wohnungen, sodass zwei Firmen nie die Aufträge der jeweils anderen sehen.
Gut zu wissenJeder Link gehört einer Person. Schicken Sie jeder Reinigungskraft ihren eigenen Link, nie einen gemeinsamen Link für das ganze Team.
Später Check-out: Die Reinigung zieht mit
Bucht ein Gast einen späten Check-out, wird die Reinigung auf die neue Uhrzeit verschoben – und mit ihr der Auftrag der Reinigungskraft. Ist ein KI-Agent eingerichtet, schickt Base360 der Reinigungskraft die neue Uhrzeit zusätzlich selbstständig per Nachricht.
TippSpäte Check-outs laufen am einfachsten, wenn Gäste sie im Gästeportal buchen, denn dann zieht die Reinigung von selbst mit. Unser Ratgeber Online-Check-in zeigt, wie Sie das einrichten.
Verlängerungen: Die Reinigungskraft erfährt es sofort
Verlängert ein Gast oder ändert er seinen Abreisetag, informiert Base360 die Reinigungskraft sofort per WhatsApp und E-Mail, dass sich der Auftrag verschoben hat – so platzt niemand bei einem Gast herein. Die Reinigung findet erst statt, wenn jemand bestätigt, dass der Gast tatsächlich abgereist ist. Und wenn ein Gast früher abreist oder storniert, erfährt die Reinigungskraft, dass die Wohnung frei ist.
Sie legen pro Stadt fest, wer diese Nachrichten erhält.
Qualität: Checklisten mit Fotonachweis
Die Checkliste führt die Reinigungskraft Schritt für Schritt durch die Wohnung. Manche Schritte brauchen einen Haken. Andere brauchen ein Foto und lassen sich erst abhaken, wenn das Foto hochgeladen ist. Die Checkliste lässt sich erst absenden, wenn alle Pflichtschritte erledigt sind.
Jede abgeschlossene Reinigung behält ihre Checkliste und ihre Fotos. Sagt ein Gast also, es habe keine Handtücher gegeben, öffnen Sie den Bericht und schicken ihm das Foto der Reinigungskraft mit den Handtüchern auf dem Bett.
TippVerlangen Sie nicht für alles ein Foto. Verlangen Sie die Fotos, die Sie bei einem Streitfall bräuchten: das Bett, die Handtücher, das Bad und den Schlüssel.
Wenn die Reinigungskraft ein Problem findet
Stimmt etwas auf der Checkliste nicht, etwa ein Leck oder eine kaputte Lampe, markiert die Reinigungskraft den Punkt mit einem Kreuz und fügt ein Foto und eine kurze Notiz hinzu. Base360 macht daraus sofort eine Wartungsaufgabe, mit dem Foto im Anhang.
Die Reinigungskraft wählt auch, wer zahlt: „To be confirmed“ (noch offen) oder der Gast, wenn ein Gast den Schaden verursacht hat. Von Gästen verursachte Schäden werden gesammelt und liegen für eine Schadensforderung bereit. Und wenn eine Reinigung versäumt wurde, markiert Base360 sie, sobald Sie die Reinigungsliste öffnen.
Die Reinigung ist nur ein Teil des Aufenthalts. Der Base360-Rundgang zeigt den Rest – vom Zentralen Postfach bis zur Eigentümerabrechnung.
Sie vergleichen Reinigungs-Apps? Unsere Seiten Turno-Alternative und Breezeway-Alternative zeigen, wie Base360 im Vergleich zu beiden abschneidet.
Fragen von Ferienvermietern
Was ist Reinigungsmanagement für Ferienunterkünfte?
Reinigungsmanagement für Ferienunterkünfte heißt: aus jedem Check-out eine geplante Reinigung machen, die Reinigungen in die richtige Reihenfolge bringen, jede einer Reinigungskraft zuweisen und prüfen, ob sie erledigt wurde. In Base360 kommen die Reinigungen aus dem Buchungskalender, sodass niemand von Hand einen separaten Reinigungskalender führt.
Wie entscheidet Base360, welche Reinigung zuerst kommt?
Base360 prüft im Kalender, ob am selben Tag ein Gast in derselben Unterkunft anreist. Diese Reinigungen werden als Same Day Check-in markiert und rücken an den Anfang der Liste, sodass Sie sie zuerst an Ihre Reinigungskräfte vergeben können.
Was passiert mit der Reinigung, wenn ein Gast verlängert oder einen späten Check-out bucht?
Bei einem späten Check-out wird die Reinigung auf die neue Check-out-Zeit verschoben. Bei einer Verlängerung erhält die Reinigungskraft sofort eine WhatsApp-Nachricht und eine E-Mail, dass sich der Auftrag verschoben hat, und die Reinigung findet erst statt, wenn jemand bestätigt, dass der Gast abgereist ist. Ist ein KI-Agent eingerichtet, schickt Base360 der Reinigungskraft die neue Uhrzeit zusätzlich selbstständig per Nachricht.
Wie verhindere ich, dass Reinigungskräfte in bereits saubere Wohnungen fahren?
Schicken Sie keine Reinigungskraft los, bevor Sie wissen, dass die Wohnung genutzt wurde. Endet in Base360 eine Buchung auf eine Weise, die der Kalender nicht erklären kann, etwa durch einen No-Show oder eine Stornierung während des Aufenthalts, wartet die Reinigung, bis jemand aus Ihrem Team bestätigt, dass sie nötig ist. Ist ein KI-Agent eingerichtet, kann Base360 außerdem einem Gast, der seinen Zugangscode nie abgerufen hat, per E-Mail schreiben und fragen, ob er noch kommt.
Brauchen Reinigungskräfte eine App?
Nein. Jede Reinigungskraft erhält ihren eigenen persönlichen Link. Er öffnet sich im Browser des Handys und zeigt ihre Aufträge Tag für Tag, die Zugangsdaten, die mitzubringende Wäsche und die Checkliste. Der Link gehört dieser einen Reinigungskraft – teilen Sie also keinen Link im ganzen Team.
Kann ich einer Reinigungsfirma nur Zugang zu bestimmten Unterkünften geben?
Ja. Legen Sie die Firma als externen Benutzer an und fassen Sie die Unterkünfte, die sie betreut, in einer Gruppe zusammen. Sie sieht nur die Reinigungen dieser Unterkünfte, sodass zwei Firmen nie die Aufträge der jeweils anderen sehen.
Kann eine Checkliste Fotos verlangen?
Ja. Jeder Punkt der Checkliste kann ein Foto verlangen. Der Punkt lässt sich erst abhaken, wenn das Foto hochgeladen ist, und die Checkliste lässt sich erst absenden, wenn alle Pflichtpunkte erledigt sind. Die Fotos bleiben bei der Reinigung gespeichert, sodass Sie sie später wiederfinden.
Was passiert, wenn eine Reinigungskraft ein Problem findet?
Die Reinigungskraft markiert den Punkt mit einem Kreuz, fügt ein Foto und eine kurze Notiz hinzu und wählt, wer zahlt: „To be confirmed“ (noch offen) oder der Gast, wenn ein Gast den Schaden verursacht hat. Base360 legt eine Wartungsaufgabe für die Unterkunft an oder öffnet eine passende bestehende erneut. Behebt die Reinigungskraft das Problem vor Ort, markiert sie die Aufgabe als nicht mehr nötig.
Wie verhindere ich, dass Reinigungskräfte während eines späten Check-outs kommen?
Koppeln Sie die Reinigung an den Check-out, nicht an eine feste Uhrzeit. Bucht ein Gast in Base360 einen späten Check-out, wird die Reinigung auf die neue Check-out-Zeit verschoben – und mit ihr der Auftrag der Reinigungskraft. Verlängert ein Gast, erfährt die Reinigungskraft per WhatsApp und E-Mail, dass sie an diesem Tag nicht hinfahren soll.
Kann ich Reinigungskräfte nach jedem Check-out automatisch einplanen, ohne App?
Ja. Base360 legt aus jedem Check-out auf Airbnb, Booking.com und Ihren anderen Kanälen eine Reinigung an, und Anreisen am selben Tag rücken nach oben. Reinigungskräfte sehen ihre Aufträge über einen persönlichen Link im Browser ihres Handys – es muss keine App installiert werden.