Wo gehen Eigentümer-Leads verloren?
Ein Eigentümer schreibt Ihnen wegen einer Wohnung. Jemand antwortet, eine Besichtigung wird erwähnt, und dann verschwindet das Gespräch in WhatsApp. Eine Woche später weiß niemand mehr, wer zurückrufen sollte, welche Miete der Eigentümer wollte oder ob die Besichtigung je stattgefunden hat.
Das passiert, weil Gästenachrichten in Ihrem PMS (Ihrer Verwaltungssoftware) einen festen Platz haben, Anfragen von Eigentümern meist nicht. Sie liegen in einem geteilten Postfach, einem DM-Verlauf oder einer Tabelle, die eine einzige Person pflegt. Eine Tabelle kann die Liste aufnehmen. Was sie nicht kann: die Nachricht hereinholen, die richtige Person informieren, sie an den Anruf erinnern und den Verlauf bewahren, wenn jemand geht.
Die Lösung: Behandeln Sie Eigentümer so, wie Sie Gäste schon behandeln – als Leads, jeweils mit Quelle, Profil, einer zuständigen Person in Ihrem Team und einem nächsten Schritt. Wie das in Base360 aussieht, zeigen wir an einem Eigentümer, den wir eine Woche lang begleiten, von der ersten Nachricht bis zum unterschriebenen Vertrag.
Dienstag, 9:10 UhrAmara Okonkwo sieht Ihre Instagram-Anzeige und schreibt: „Ich habe eine Wohnung in Camden. Bieten Sie Festmiete an?“ Es ist eine Wohnung mit zwei Schlafzimmern, frei ab November.
Eigentümer-Leads in einer eigenen Liste
In Base360 landet Amaras Nachricht im Postfach des CRM – des Bereichs von Base360, in dem Ihre Leads und Deals liegen. Sie steht neben Ihren anderen Anfragen, sodass jeder sie sieht, der gerade Dienst hat, nicht nur die Person, die Ihren Instagram-Account betreut.
Mit dieser ersten Nachricht ist Amara ein Eigentümer-Lead. Base360 führt Eigentümer in einer eigenen Liste, getrennt von Gästen, weil Sie ihnen andere Fragen stellen. Ein Gast will Reisedaten und einen Preis. Ein Eigentümer will wissen, was Sie zahlen und wie Sie sich um die Wohnung kümmern. Eigentümer, die das Formular auf Ihrer Website ausfüllen oder per WhatsApp oder E-Mail schreiben, landen in derselben Liste.
Jede Zeile enthält, was Ihr Akquiseteam vor dem ersten Anruf braucht. Einiges kommt mit der Anfrage: Amaras Nachricht nennt bereits Camden und Festmiete. Den Rest ergänzt Ihr Team nach der ersten Antwort, etwa die erwartete Miete und das Datum, ab dem die Wohnung frei ist. Egal, welches Tool Sie nutzen – diese Felder sollte jeder Eigentümer-Lead haben:
| Feld | Warum es zählt |
|---|---|
| Lage | Zeigt, welches Team vor Ort zurückruft und ob Sie in der Nähe schon Wohnungen betreuen |
| Schlafzimmer | Zeigt, ob die Wohnung zu den Gästen passt, die schon bei Ihnen buchen |
| Preisvorstellung | Die Miete oder Gebühr, die der Eigentümer erwartet – so prüfen Sie die Zahlen vor einem Anruf |
| Verfügbar ab | Bestimmt, wie schnell der Deal vorankommen muss |
| Festmiete oder Verwaltung | Entscheidet, welches Angebot Sie machen. Verwaltung wird oft Co-Hosting genannt |
| Bestandsgröße | Bei einem Eigentümer mit fünf Wohnungen führen Sie den ersten Anruf anders |
| Quelle | Zeigt, welche Kanäle und Kampagnen Eigentümer bringen |
| Zuständige Person und nächster Schritt | Sorgt dafür, dass jemand in Ihrem Team den nächsten Schritt macht |
TippAmaras Quelle lautet Instagram. Nutzen Sie für Kampagnen UTM-Tags: kurze Kennzeichnungen im Link einer Anzeige, die Quelle, Medium und Kampagne benennen. Eine Direktnachricht enthält keine; ein Eigentümer, der sich bis zum Formular auf Ihrer Website durchklickt, bringt sie dagegen mit – und Base360 speichert alle fünf UTM-Felder am Lead. Wird ein Deal gewonnen, sehen Sie also, aus welcher Kampagne dieser Eigentümer kam.
Das richtige Team vor Ort, noch am selben Tag
Eine Liste hilft nur, wenn jemand handelt, und zwar schnell. Wer in Ihrem Team ruft Amara also zurück? Ihre Wohnung liegt in Camden, also weist John Doe, der ihre Nachricht im Postfach gesehen hat, ihren Lead dem Londoner Team zu. Ein Lead, der einem Team zugewiesen ist, ist nur für dieses Team und Ihre Admins sichtbar.
Dienstag, 9:15 UhrDas Londoner Team öffnet seine Liste und findet Amara ganz oben. Das Team in Manchester sieht nur seine eigenen Eigentümer. Als Admin sehen Sie beide.
Amara hat über Instagram geschrieben, also hat eine Person sie zugewiesen. Bei Eigentümern, die Ihr Website-Formular nutzen, ist nicht einmal das nötig. Eine einmal eingerichtete Automatisierung liest die Stadt aus dem Formular und legt eine Aufgabe für das Team dieser Stadt an: Landlord Lead, to contact, hohe Priorität, fällig am selben Tag. Sie legen einmal fest, nach welchen Städten Sie aufteilen, welches Team welche Stadt übernimmt und wie schnell angerufen werden soll.
Gut zu wissenDer Agent übergibt den nächsten Schritt an einen Menschen. Er ruft den Eigentümer nicht an und macht kein Angebot in Ihrem Namen. Unser Ratgeber zu KI-Agenten-Workflows zeigt, wie Sie einen solchen Agenten einrichten.
Ein Profil für jeden Anruf
Amara schnell zurückzurufen, ist erst der Anfang. Ein Eigentümer-Deal ist nie nur ein Anruf: Da sind eine E-Mail mit Ihren Konditionen, eine WhatsApp-Sprachnachricht, ein Anruf zur Besichtigung und eine Notiz der Person, die die Wohnung gesehen hat. In Base360 landet all das in einem Profil.
Mittwoch, 16:40 UhrNach einem sechsminütigen Anruf bittet Amara um eine Besichtigung am Freitag. Anruf, E-Mail und Sprachnachricht stehen alle in ihrer Timeline, und am nächsten Morgen markiert das Team sie als wahrscheinlichen Deal.
Also macht John Doe aus der Besichtigung eine Aufgabe für Jamie Lee aus der Akquise, fällig am nächsten Morgen, und Jamie bestätigt sie mit einer Teamnotiz, die Amara nie sieht.
Erst diese Timeline lässt Ihr Team als Team arbeiten. Hat Jamie am Freitag frei, öffnet die Person, die die Besichtigung übernimmt, Amaras Profil und kennt Preisvorstellung, Datum und alle Zusagen.
Eine Pipeline für Eigentümer-Deals
Sobald es einem Eigentümer ernst ist, wird aus dem Gespräch ein Deal – und einen Deal muss man neben allen anderen sehen. In Base360 ist ein Deal eine Verkaufschance: eine Karte in einer Pipeline, einem Board mit einer Spalte pro Schritt. Die Karte wandert von Spalte zu Spalte und trägt ihren eigenen Wert und ihre Priorität.
Eigentümer bekommen eine eigene Pipeline, und die Phasen bestimmen Sie. Unsere folgen dem Ablauf, mit dem wir eine Wohnung übernehmen: To do, Inspection Completed, In Negotiation, Approved und Offer Sent, und Sie können Phasen hinzufügen, umbenennen und neu anordnen. Wichtiger ist, dass sich alle einig sind, wann ein Deal eine Phase verlässt. Eine Möglichkeit, diese Regeln festzulegen:
| Phase | Der Deal rückt vor, wenn |
|---|---|
| To do | Jemand hat die Wohnung besichtigt |
| Inspection Completed | Die Besichtigungsnotiz steht im Profil, und die Zahlen passen |
| In Negotiation | Sie und der Eigentümer sind sich über Miete oder Gebühr einig |
| Approved | Die Person, die neue Wohnungen freigibt, hat zugestimmt |
| Offer Sent | Der Eigentümer unterschreibt (Won) oder sagt ab (Lost) |
Freitag, 15:00 UhrDie Besichtigung läuft gut. Amaras Deal wechselt zu Inspection Completed, durchläuft dann die Freigabe, und das Team schickt das Angebot noch vor dem Wochenende.
Dasselbe Board zeigt einer Führungskraft die Woche auf einen Blick: welche Wohnungen gerade besichtigt werden, welche auf Freigabe warten und wo die Angebote stehen – ohne bei jemandem nachzufragen.
Einen gewonnenen Deal abschließen
Am Montag unterschreibt Amara den Vertrag, und erst dann wechselt der Deal zu Won. Diese Regel sollten Sie im Team vereinbaren: Ein Deal ist gewonnen, wenn der Vertrag unterschrieben ist, nicht schon, wenn der Eigentümer am Telefon Ja sagt.
Einen Deal auf Won oder Lost zu setzen, schließt ihn ab, deshalb bittet Base360 Sie um eine Bestätigung. Danach ist der Deal für Bearbeitung und Verschieben gesperrt, bis jemand mit Berechtigung ihn wieder öffnet – so bleibt das Ergebnis so, wie es entschieden wurde. Jeder gewonnene Deal zählt zu Ihrer Abschlussquote.
Montag, 10:20 UhrAmaras Wohnung in Camden ist unter Vertrag. Sechs Tage nach einer Instagram-Nachricht ist der Deal gewonnen, und jeder Schritt steht in ihrem Profil.
Abgesprungene Eigentümer bleiben erreichbar
Nicht jede Woche endet so. Angenommen, Amara hätte das Angebot abgelehnt. In einer Tabelle würde sie zu einer Zeile, die niemand mehr öffnet. In Base360 wird der Deal beim Verschieben auf Lost nach derselben Bestätigung geschlossen, aber Amara bleibt mit ihrem vollständigen Verlauf in Ihren Kontakten.
Ein Eigentümer, der heute absagt, ist vielleicht später so weit – wenn ein Mieter auszieht oder ein anderer Anbieter ihn enttäuscht. Das Ziel ist also nicht, die Akte zu schließen, sondern dann das Unternehmen zu sein, an das er denkt.
Dafür gibt es Kampagnen. Amara kann weiter von Ihnen hören, per E-Mail oder WhatsApp, jetzt oder an einem Datum Ihrer Wahl: Neuigkeiten zu den Wohnungen, die Sie in ihrer Nähe betreuen, oder eine neue Form der Zusammenarbeit mit Eigentümern. Der Kampagnenbericht zeigt Öffnungs- und Klickraten, damit Sie sehen, welche Nachrichten ankommen. Eine einmal eingerichtete Nachfass-Sequenz kann dasselbe von selbst erledigen, mit Nachrichten im Abstand von Tagen oder Wochen, bis Sie sie abschalten. Ist Amara wieder gesprächsbereit, ist sie also kein kalter Lead, und ihr Profil zeigt noch jeden Anruf, jedes Angebot und jede Notiz aus der ersten Runde.
TippNotieren Sie, warum ein Eigentümer abgesagt hat, bevor Sie den Deal auf Lost setzen. Sechs Monate später sagt Ihnen diese Notiz, ob sich ein Anruf überhaupt lohnt.
Abschlussquote und festgefahrene Deals
Die Woche eines Eigentümers zeigt, wie ein Deal vorankommt. Ein ganzer Monat zeigt, wie Ihre Akquise insgesamt funktioniert – und genau dafür gibt es die Auswertungen von Base360.
Die Auswertungen zeigen, wie viele Deals jede Phase erreichen und welcher Anteil in die nächste wechselt – so sehen Sie, wo Eigentümer abspringen: nach der Besichtigung oder nach dem Angebot. Außerdem zeigen sie Ihre verlorenen Deals, Ihre Abschlussquote und die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss für die Deals, die im gewählten Zeitraum angelegt wurden, von den letzten 7 Tagen bis zum gesamten Zeitraum. Eine eigene Ansicht zeigt, wie jede Person in Ihrem Team abschneidet.
Damit kein Deal einschläft, zählen die Auswertungen von Base360 außerdem für jede Phase die Deals, die seit 14 Tagen oder länger niemand aktualisiert hat. Lassen Sie sich in der Pipeline selbst auf jeder Karte das Datum des letzten Kontakts anzeigen. Einen Eigentümer, mit dem seit zwei Wochen niemand gesprochen hat, sollten Sie heute anrufen.
Typische Fehler beim Nachfassen bei Eigentümern
Ein Eigentümer-Deal kann beim Nachfassen verloren gehen, lange bevor es um den Preis geht. Hier sind vier typische Fehler, jeweils mit einer Lösung, die in jedem CRM funktioniert:
| Fehler | Lösung |
|---|---|
| Niemand ist zuständig | Weisen Sie jeden neuen Eigentümer noch am Tag seiner Nachricht einem Team oder einer Person zu |
| Ein Status, aber kein nächster Schritt | Nutzen Sie den Status dafür, wie wahrscheinlich der Deal ist, und geben Sie jedem offenen Lead eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum |
| Notizen auf irgendeinem Handy | Halten Sie Anrufe, E-Mails und Besichtigungsnotizen im Profil des Eigentümers fest |
| Verloren heißt vergessen | Behalten Sie den Eigentümer in Ihren Kampagnen |
Eigentümer-Leads sind nur ein Teil des Base360 CRM. Unser Ratgeber zum zentralen Postfach zeigt, wo Nachrichten von Gästen und Eigentümern ankommen, und der Base360-Rundgang zeigt den Rest des Systems. Namen, Orte und Zahlen in diesem Artikel sind Beispiele.
Fragen von Ferienvermietern
Was heißt es, als Ferienvermieter Eigentümer-Leads zu verfolgen?
Eigentümer-Leads zu verfolgen heißt: Ein Ferienvermieter oder Anbieter von Serviced Apartments erfasst jeden Eigentümer, der überlegt, ihm eine Unterkunft zu überlassen – gegen Festmiete oder zur Verwaltung (oft Co-Hosting genannt) –, an einem Ort: woher er kam, um welche Unterkunft es geht, was er möchte und was als Nächstes passiert. In Base360 haben Eigentümer-Leads eine eigene Liste und eine eigene Pipeline, neben den Gast-Leads.
Kann ein PMS für Ferienwohnungen neben Gästen auch Eigentümer verfolgen?
Viele Tools für die Vermietung sind auf Gäste ausgerichtet. Base360, eine Verwaltungssoftware für die Ferienvermietung, hat ein CRM mit getrennten Guest Leads und Landlord Leads und je einer eigenen Pipeline. So liegt die Objektakquise im selben System wie Ihre Buchungen.
Welche Angaben zeigt ein Eigentümer-Lead?
Jeder Eigentümer-Lead zeigt Lage, Schlafzimmer, Preisvorstellung, das Datum, ab dem die Unterkunft verfügbar ist, ob der Eigentümer Festmiete oder Verwaltung möchte, die Größe seines Bestands und woher der Lead kam. Manche Angaben kommen mit der Anfrage, den Rest ergänzt Ihr Team nach der ersten Antwort – so können Sie die Unterkunft vor dem ersten Anruf einschätzen.
Woran erkenne ich, welche Anzeige einen Eigentümer-Lead gebracht hat?
Jeder Lead zeigt seine Quelle, etwa Instagram, WhatsApp oder Ihre Website. Ein Eigentümer, der über eine Anzeige zum Formular auf Ihrer Website kommt, bringt zusätzlich die UTM-Tags dieses Links mit, sodass Sie die Kampagne sehen, aus der er kam. Eine Direktnachricht hat keine UTM-Tags; dort ist die Quelle der Kanal.
Lassen sich neue Eigentümer-Leads automatisch an das richtige Team leiten?
Ja. Ein KI-Agent, den Sie einmal in Base360 einrichten, kann beim Eingang eines Eigentümer-Formulars eine Aufgabe anlegen, zum Beispiel eine Aufgabe mit hoher Priorität für das Team in dieser Stadt, fällig am selben Tag. Den Anruf übernimmt weiterhin ein Mensch.
Welche Phasen sollte eine Eigentümer-Pipeline haben?
Das entscheiden Sie. Unter Manage stages fügen Sie Phasen hinzu, benennen sie um und ändern die Reihenfolge. Üblich sind etwa To do, Inspection Completed, In Negotiation, Approved und Offer Sent, am Ende Won oder Lost. Gäste und Eigentümer haben getrennte Pipelines.
Was passiert, wenn ein Eigentümer-Deal gewonnen oder verloren ist?
Einen Deal auf Won oder Lost zu setzen, schließt ihn ab und erfordert eine Bestätigung. Ein geschlossener Deal ist für Bearbeitung und Verschieben gesperrt, bis jemand mit Berechtigung ihn wieder öffnet. Zählen Sie einen Deal als Won, wenn der Vertrag unterschrieben ist, nicht schon, wenn der Eigentümer Ja sagt. Gewonnene Deals zählen zu Ihrer Abschlussquote.
Wie bleibe ich mit Eigentümern in Kontakt, die abgesagt haben?
Ein abgesprungener Eigentümer bleibt mit seinem vollständigen Verlauf in Ihren Kontakten. Halten Sie den Kontakt mit Kampagnen per E-Mail oder WhatsApp oder mit einer einmal eingerichteten Nachfass-Sequenz, und sehen Sie im Kampagnenbericht, welche Nachrichten geöffnet und angeklickt werden. So beginnt das nächste Gespräch nicht bei null.
Wie erkenne ich Eigentümer-Deals, bei denen sich nichts mehr tut?
Die Auswertungen von Base360 zählen für jede Phase der Eigentümer-Pipeline die Deals, die seit 14 Tagen oder länger niemand aktualisiert hat. Lassen Sie sich in der Pipeline auf jeder Karte das Datum des letzten Kontakts anzeigen, und rufen Sie die Eigentümer an, mit denen länger niemand gesprochen hat. Die Auswertungen zeigen außerdem, welcher Anteil der Deals aus jeder Phase weiterkommt – so sehen Sie, wo Eigentümer meist abspringen, etwa nach der Besichtigung oder nach dem Angebot.