Potansiyel mülk sahipleri nerede kayboluyor?
Bir mülk sahibi size bir daire için yazıyor. Biri yanıt veriyor, yer göstermeden söz ediliyor, sonra konuşma WhatsApp'ta kayboluyor. Bir hafta sonra kimin geri arayacağını, mülk sahibinin ne kadar kira istediğini ya da yer göstermenin yapılıp yapılmadığını kimse bilmiyor.
Bunun nedeni, misafir mesajlarının PMS'inizde (mülk yönetim sistemi) bir yeri olması, mülk sahibi taleplerinin ise genellikle olmaması. Bu talepler ortak bir gelen kutusunda, bir DM yazışmasında ya da tek bir kişinin güncel tuttuğu bir tabloda durur. Bir tablo listeyi tutabilir. Yapamadığı şey mesajı içeri almak, doğru kişiye haber vermek, aramasını hatırlatmak ve biri ayrıldığında geçmişi korumaktır.
Çözüm de mülk sahiplerine zaten misafirlere davrandığınız gibi davranmak: her biri bir kaynağı, bir profili, ekibinizden bir sorumlusu ve bir sonraki adımı olan potansiyel müşteriler olarak. Bunun Base360'ta nasıl göründüğünü göstermek için bir mülk sahibini ilk mesajdan imzalanmış sözleşmeye kadar bir hafta boyunca izleyeceğiz.
Salı, 09.10Amara Okonkwo Instagram reklamınızı görüyor ve bir mesaj gönderiyor: “Camden'da bir dairem var. Sabit kirayla çalışıyor musunuz?” Kasım'dan itibaren boş, iki yatak odalı bir daire.
Potansiyel mülk sahipleri kendi listesinde
Base360'ta Amara'nın mesajı, Base360'ın potansiyel müşterilerinizi ve anlaşmalarınızı tutan bölümü olan CRM'in gelen kutusuna düşer. Diğer taleplerinizin yanında durur; böylece yalnızca Instagram'ınızı yöneten kişi değil, o sırada vardiyada kim varsa görür.
Bu ilk mesajla birlikte Amara bir potansiyel mülk sahibidir. Base360 mülk sahiplerini misafirlerden ayrı, kendi listelerinde tutar, çünkü onlara farklı sorular sorarsınız. Misafir tarih ve fiyat ister. Mülk sahibi ise ne ödeyeceğinizi ve daireye nasıl bakacağınızı bilmek ister. Web sitenizdeki formu dolduran ya da WhatsApp'tan veya e-postayla yazan mülk sahipleri de aynı listeye düşer.
Her satır, portföy geliştirme ekibinizin ilk aramadan önce ihtiyaç duyduğu bilgileri tutar. Bir kısmı talep ile gelir: Amara'nın mesajı zaten Camden'ı ve sabit kirayı söylüyor. Geri kalanını, örneğin beklediği kirayı ve dairenin boşalacağı tarihi, ekibiniz ilk yanıttan sonra ekler. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, her potansiyel mülk sahibi için tutmaya değer alanlar şunlardır:
| Alan | Neden önemli |
|---|---|
| Konum | Hangi şehir ekibinin geri arayacağını ve yakında zaten daire işletip işletmediğinizi gösterir |
| Yatak odası | Dairenin hâlihazırda rezervasyon aldığınız misafirlere uyup uymadığını gösterir |
| İstenen fiyat | Mülk sahibinin beklediği kira ya da ücret; böylece rakamları aramadan önce kontrol edebilirsiniz |
| Boşalacağı tarih | Anlaşmanın ne kadar hızlı ilerlemesi gerektiğini belirler |
| Sabit kira ya da yönetim | Hangi teklifi yapacağınızı belirler. Yönetime çoğu zaman co-hosting denir |
| Portföy büyüklüğü | Beş dairesi olan bir mülk sahibi, farklı bir ilk aramayı hak eder |
| Kaynak | Mülk sahiplerini hangi kanalların ve kampanyaların getirdiğini gösterir |
| Sorumlu kişi ve sonraki adım | Ekibinizden birinin bir sonraki adımı atmasını sağlar |
İpucuAmara'nın kaynağı Instagram görünüyor. Kampanyalar için UTM etiketleri kullanın: bir reklamın bağlantısına eklenen ve kaynağını, ortamını ve kampanyasını belirten kısa etiketler. Doğrudan mesajlar bu etiketleri taşımaz, ama tıklayıp web sitenizdeki forma gelen bir mülk sahibi taşır ve Base360 beş UTM alanının hepsini potansiyel mülk sahibinin kaydında tutar. Böylece bir anlaşma kazanıldığında o mülk sahibinin hangi kampanyadan geldiğini görebilirsiniz.
Doğru şehir ekibi, aynı gün
Bir liste ancak biri ona göre harekete geçerse işe yarar, hem de hızlıca. Peki ekibinizde Amara'yı kim geri arayacak? Dairesi Camden'da, bu yüzden mesajını gelen kutusunda gören John Doe bu potansiyel mülk sahibini Londra ekibine atıyor. Bir ekibe atanan potansiyel müşteri yalnızca o ekip ve yöneticileriniz tarafından görülür.
Salı, 09.15Londra ekibi listesini açıyor ve Amara'yı en üstte buluyor. Manchester ekibi yalnızca kendi mülk sahiplerini görüyor. Yönetici olarak siz ikisini de görüyorsunuz.
Amara Instagram'dan yazdı, bu yüzden onu bir kişi atadı. Web sitenizdeki formu kullanan mülk sahipleri için buna bile gerek yok. Bir kez kurduğunuz bir otomasyon formdaki şehri okur ve o şehrin ekibi için bir görev açar: Landlord Lead, to contact; yüksek öncelikli, aynı gün teslim. Hangi şehirlere göre ayıracağınıza, her şehri hangi ekibin alacağına ve aramanın ne kadar hızlı yapılmasını istediğinize bir kez karar verirsiniz.
Bilmekte fayda varAjan bir sonraki adımı bir kişiye verir. Mülk sahibini sizin yerinize aramaz ya da teklif yapmaz. Böyle bir ajanın nasıl kurulacağını AI ajanı iş akışları rehberimiz gösteriyor.
Her arama için tek profil
Amara'ya hızlı dönmek yalnızca başlangıç. Bir mülk sahibi anlaşması hiçbir zaman tek bir aramadan ibaret değildir: şartlarınızı içeren bir e-posta, bir WhatsApp sesli mesajı, yer göstermeyle ilgili bir arama ve daireyi gören kişinin notu. Base360'ta bunların hepsi tek bir profilde toplanır.
Çarşamba, 16.40Altı dakikalık bir aramanın ardından Amara cuma günü için yer gösterme istiyor. Arama, e-posta ve sesli mesaj onun zaman çizelgesinde duruyor; ertesi sabah ekip onu muhtemel anlaşma olarak işaretliyor.
John Doe da yer göstermeyi, portföy geliştirme ekibinden Jamie Lee için ertesi sabaha kadar tamamlanacak bir göreve dönüştürüyor; Jamie de bunu Amara'nın asla görmeyeceği bir ekip notuyla onaylıyor.
Ekibinizin gerçekten ekip olarak çalışmasını sağlayan bu zaman çizelgesidir. Jamie cuma günü izinliyse, yer göstermeyi kim yapacaksa Amara'nın profilini açar; istenen fiyatı, tarihi ve neyin söz verildiğini bilir.
Mülk anlaşmaları için bir pipeline
Bir mülk sahibi ciddileştiğinde konuşma bir anlaşmaya dönüşür ve bir anlaşmanın diğerlerinin hepsiyle yan yana görülmesi gerekir. Base360'ta anlaşma bir fırsattır: bir pipeline üzerinde bir kart; pipeline da her adım için bir sütunu olan bir panodur. Kart sütundan sütuna geçer ve kendi değerini ve önceliğini taşır.
Mülk sahiplerinin kendi pipeline'ı vardır ve aşamaları siz belirlersiniz. Bizimkiler bir daireyi portföye alma şeklimizi izler: To do, Inspection Completed, In Negotiation, Approved ve Offer Sent; aşama ekleyebilir, yeniden adlandırabilir ve sıralayabilirsiniz. Daha önemlisi, bir anlaşmanın bir aşamadan ne zaman çıkacağı konusunda herkesin hemfikir olmasıdır. Bu kuralları belirlemenin bir yolu şöyle:
| Aşama | Anlaşma şu durumda ilerler |
|---|---|
| To do | Biri daireyi gördü |
| Inspection Completed | İnceleme notu profilde ve rakamlar tutuyor |
| In Negotiation | Siz ve mülk sahibi kira ya da ücret konusunda anlaşıyorsunuz |
| Approved | Yeni dairelere onay veren kişi evet dedi |
| Offer Sent | Mülk sahibi imzalıyor (Won) ya da hayır diyor (Lost) |
Cuma, 15.00Yer gösterme iyi geçiyor. Amara'nın anlaşması Inspection Completed aşamasına geçiyor, ardından onay alıyor ve ekip teklifi hafta sonundan önce gönderiyor.
Aynı pano bir yöneticiye haftayı bir bakışta gösterir: hangi daireler inceleniyor, hangileri onay bekliyor ve teklifler nerede; kimseden güncelleme istemeye gerek kalmadan.
Kazanılan bir anlaşmayı kapatmak
Pazartesi Amara sözleşmeyi imzalıyor ve anlaşma ancak o zaman Won'a geçiyor. Bu, ekip olarak üzerinde anlaşmaya değer bir kural: anlaşma, mülk sahibi telefonda evet dediğinde değil, sözleşme imzalandığında kazanılmış olur.
Bir anlaşmayı Won ya da Lost'a taşımak bir kapanış işlemidir, bu yüzden Base360 sizden onay ister. Onaylandıktan sonra anlaşma, yetkisi olan biri yeniden açana kadar düzenlemeye ve taşımaya kilitlenir; böylece sonuç, karar verildiği gibi kalır. Kazanılan her anlaşma kazanma oranınıza sayılır.
Pazartesi, 10.20Amara'nın Camden'daki dairesi için sözleşme imzalandı. Bir Instagram mesajından altı gün sonra anlaşma Won oldu ve her adım onun profilinde duruyor.
Kaybedilen mülk sahipleriyle temas sürer
Her hafta böyle bitmez. Diyelim ki Amara teklifi reddetti. Bir tabloda kimsenin bir daha açmadığı bir satıra dönüşürdü. Base360'ta anlaşmayı Lost'a taşımak, aynı onaydan sonra onu kapatır; ama Amara tüm geçmişiyle kişilerinizde kalır.
Bugün hayır diyen bir mülk sahibi, bir kiracı ayrıldığında ya da başka bir şirket onu hayal kırıklığına uğrattığında ileride hazır olabilir. Yani amaç dosyayı kapatmak değil, o gün geldiğinde akla gelen şirket olmaktır.
Kampanyalar bunun için var. Amara sizden e-posta ya da WhatsApp ile, hemen ya da seçtiğiniz bir tarihte haber almaya devam edebilir: yakınında işlettiğiniz dairelerle ilgili bir güncelleme ya da mülk sahipleriyle yeni bir çalışma şekli. Kampanya raporu açılma ve tıklanma oranlarını gösterir; böylece hangi mesajların karşılık bulduğunu görürsünüz. Bir kez kurduğunuz bir takip dizisi de aynı işi kendi başına, mesajlar arasında günler ya da haftalar bırakarak, siz kapatana kadar yapabilir. Böylece Amara yeniden konuşmaya hazır olduğunda soğuk bir potansiyel müşteri olmaz ve profili ilk seferki her aramayı, teklifi ve notu hâlâ gösterir.
İpucuAnlaşmayı Lost olarak işaretlemeden önce mülk sahibinin neden hayır dediğini not edin. Altı ay sonra bu not, aramaya değip değmeyeceğini size söyler.
Kazanma oranı ve duran anlaşmalar
Bir mülk sahibinin haftası, bir anlaşmanın nasıl ilerlediğini gösterir. Bir aylık süreç ise portföy geliştirme çalışmanızın bütün olarak nasıl işlediğini gösterir; Base360'ın analizleri de bunun için var.
Her aşamaya kaç anlaşmanın ulaştığını ve ne kadarının bir sonrakine geçtiğini gösterir; böylece mülk sahiplerinin nerede koptuğunu görürsünüz: incelemeden sonra mı, tekliften sonra mı. Ayrıca seçtiğiniz dönemde oluşturulan anlaşmalar için, son 7 günden tüm zamanlara kadar, kaybedilen anlaşmalarınızı, kazanma oranınızı ve ortalama kazanma sürenizi gösterir. Ayrı bir görünüm de ekibinizdeki her kişinin performansını gösterir.
Bir anlaşmayı sessizleşmeden yakalamak için Base360'ın analizleri her aşamada 14 gün veya daha uzun süredir kimsenin güncellemediği anlaşmaları da sayar. Pipeline'ın kendisinde de her kartın son iletişim tarihini gösterin. İki haftadır kimsenin konuşmadığı bir mülk sahibi, bugün aranmayı hak ediyor.
Mülk sahibi takibinde sık yapılan hatalar
Bir mülk sahibi anlaşması, fiyat konusu açılmadan çok önce takip aşamasında elden kaçabilir. İşte sık yapılan dört hata ve her biri için her CRM'de işe yarayan bir çözüm:
| Hata | Çözüm |
|---|---|
| Kimse sorumlu değil | Her yeni mülk sahibini, yazdığı gün bir ekibe ya da bir kişiye atayın |
| Durum var ama sonraki adım yok | Durumu anlaşmanın ne kadar olası olduğunu göstermek için kullanın ve her açık potansiyel müşteriye son tarihli bir görev verin |
| Notlar birinin telefonunda | Aramaları, e-postaları ve yer gösterme notlarını mülk sahibinin profilinde tutun |
| Kaybedilen, unutulan demek | Mülk sahibini kampanyalarınızda tutun |
Potansiyel mülk sahipleri, şu sistemin yalnızca bir parçası: Base360 CRM. Misafir ve mülk sahibi mesajlarının nereye geldiğini birleşik gelen kutusu rehberi gösteriyor; sistemin geri kalanını ise Base360 tanıtım turu anlatıyor. Buradaki adlar, yerler ve rakamlar örnektir.
Kısa dönem kiralama işletmelerinin sorduğu sorular
Kısa dönem kiralama yöneticileri için potansiyel mülk sahibi takibi nedir?
Potansiyel mülk sahibi takibi, bir kısa dönem kiralama ya da hizmetli daire şirketinin, mülkünü sabit kira karşılığında veya yönetim için (çoğu zaman co-hosting denir) devretmeyi düşünen her mülk sahibini tek yerde tutmasıdır: nereden geldiği, mülkün ne olduğu, ne istediği ve sırada ne olduğu. Base360'ta potansiyel mülk sahiplerinin, potansiyel misafirlerin yanında kendi listesi ve kendi pipeline'ı vardır.
Bir tatil kiralaması PMS'i misafirlerin yanı sıra mülk sahiplerini de takip edebilir mi?
Birçok kiralama aracı misafirler etrafında kurulmuştur. Kısa dönem kiralamalar için bir mülk yönetim sistemi olan Base360'ta, Guest Leads ve Landlord Leads'i ayrı tutan ve her biri için ayrı pipeline'ı olan bir CRM vardır; böylece portföy geliştirme, rezervasyonlarınızla aynı sistemde durur.
Bir potansiyel mülk sahibi hangi bilgileri gösterir?
Her potansiyel mülk sahibi konumu, yatak odası sayısını, istenen fiyatı, mülkün müsait olacağı tarihi, mülk sahibinin sabit kira mı yönetim mi istediğini, portföyünün büyüklüğünü ve nereden geldiğini gösterir. Bazı bilgiler talep ile birlikte gelir, geri kalanını ekibiniz ilk yanıttan sonra ekler; böylece mülkü ilk görüşmeden önce değerlendirebilirsiniz.
Bir potansiyel mülk sahibini hangi reklamın getirdiğini nasıl bilirim?
Her potansiyel müşteri kaynağını gösterir; örneğin Instagram, WhatsApp ya da web siteniz. Bir reklama tıklayıp web sitenizdeki forma gelen mülk sahibi, o bağlantının UTM etiketlerini de taşır; böylece hangi kampanyadan geldiğini görürsünüz. Doğrudan mesajlar UTM etiketi taşımaz, bu yüzden onlarda kaynak kanalın kendisidir.
Yeni potansiyel mülk sahipleri otomatik olarak doğru ekibe gönderilebilir mi?
Evet. Base360'ta bir kez kurduğunuz bir AI ajanı, bir mülk sahibi formu geldiğinde görev oluşturabilir; örneğin o şehirdeki ekip için, aynı gün teslim edilecek yüksek öncelikli bir görev. Aramayı yine bir kişi yapar.
Bir mülk sahibi pipeline'ında hangi aşamalar olmalı?
Bu size kalmış. Manage stages bölümünden aşama ekleyin, yeniden adlandırın ve sıralayın. Yaygın bir dizi To do, Inspection Completed, In Negotiation, Approved ve Offer Sent'tir; sonunda Won ya da Lost gelir. Misafirlerin ve mülk sahiplerinin ayrı pipeline'ları vardır.
Bir mülk sahibi anlaşması kazanıldığında ya da kaybedildiğinde ne olur?
Bir anlaşmayı Won ya da Lost'a taşımak bir kapanış işlemidir ve onay ister. Kapanan anlaşma, yetkisi olan biri yeniden açana kadar düzenlemeye ve taşımaya kilitlenir. Bir anlaşmayı mülk sahibi evet dediğinde değil, sözleşme imzalandığında Won sayın. Won anlaşmalar kazanma oranınıza sayılır.
Hayır diyen mülk sahipleriyle nasıl iletişimde kalırım?
Kaybedilen bir mülk sahibi tüm geçmişiyle kişilerinizde kalır. E-posta ya da WhatsApp kampanyalarıyla veya bir kez kurduğunuz bir takip dizisiyle sizden haber almaya devam etmesini sağlayın; kampanya raporuyla hangi mesajların açılıp tıklandığını görün, böylece bir sonraki konuşma soğuk başlamaz.
Sessizleşen mülk sahibi anlaşmalarını nasıl fark ederim?
Base360'ın analizleri, mülk sahibi pipeline'ının her aşaması için 14 gün veya daha uzun süredir kimsenin güncellemediği anlaşmaları sayar. Pipeline'da her kartta son iletişim tarihini gösterin ve bir süredir kimsenin konuşmadığı mülk sahiplerini arayın. Analizler ayrıca her aşamadan bir sonrakine geçen anlaşmaların oranını da gösterir; böylece mülk sahiplerinin genellikle nerede koptuğunu görürsünüz, örneğin incelemeden ya da tekliften sonra.