AI ajanı iş akışı nedir
Her konaklamadan önce aynı mesajların gönderilmesi gerekir: karşılama, check-in'i tamamlama hatırlatması, varış günü kapı kodu. Ekibinizden biri bunları rezervasyon üstüne rezervasyon gönderir ve biri atlandığında misafir kapının önünde beklemek zorunda kalır.
AI ajanı iş akışı bu işi ekibinizin üzerinden alır. Adımları bir kez kurarsınız; Base360 bunları eşleşen her rezervasyonda, her seferinde aynı şekilde çalıştırır.
Bu adımlar üç türdedir ve her birinin oluşturucuda kendi yeri vardır. Bir tetikleyici iş akışını başlatır: yeni bir rezervasyon gibi bir olay ya da check-in'den üç gün önce gibi bir an.
Kontroller ve beklemeler ardından iş akışının devam edip etmeyeceğine karar verir: yalnızca Airbnb rezervasyonları, yalnızca check-in formu hâlâ boşsa, ancak 24 saat sonra.
Bunlar karşılandığında eylemler işi yapar: mesajı gönderir, görevi oluşturur, bir ekip arkadaşı atar, bir talebi onaylar veya arama yapar.
Siz iş akışını etkinleştirene kadar hiçbiri çalışmaz; böylece önce kurup kontrol edebilirsiniz. Etkinleştirildikten sonra ne yaptığını görmek için örnek bir misafiri bir hafta boyunca takip edin.
Cumartesi, 12:05Bu bir örnek rezervasyon, müşteri vakası değil. Alex Morgan; bir karşılama mesajı, iki hatırlatma ve bir erken check-in'in ardından kapı koduyla Rowan Court'a giriyor. Bunların hiçbirini ekibinizden biri göndermedi.
Aşağıdaki her bölüm, Alex'i oraya getiren iş akışlarından biridir. İlk iş akışının nasıl kurulduğuyla başlıyoruz.
Başlamanın üç yolu
İlk iş akışının bir yerden başlaması gerekir ve Base360 size üç başlangıç noktası sunar: boş bir tuval, bir şablon veya AI asistanına yazılan tek bir satır.
Herhangi bir rezervasyondan önceOperasyonları yöneten John Doe tek bir satır yazıyor: “Handle guest issues: escalate urgent repairs, share property guides and follow up.” (Misafir sorunlarını ele al: acil onarımları üst kademeye ilet, mülk rehberlerini paylaş ve takip et.) Asistan adımların taslağını tuvalde hazırlıyor, John da kontrol ediyor.
John'un seçtiği yol asistandı: Ne olması gerektiğini tek satırla söylersiniz, o da size kaydetmeden önce düzenleyebileceğiniz bir taslağı tuvalde sunar. Sık yapılan bir iş için şablon sizi oraya daha da hızlı götürür, çünkü karşılama e-postası, check-in öncesi hatırlatma, no-show kontrolü ve erken check-in onayı hazır gelir. Şablonların kapsamadığı her şey boş tuvale aittir; orada bir tetikleyici seçer ve adımları tek tek eklersiniz.
İpucuBir şablonla başlayın, ardından zamanlamayı ve metni değiştirin. Sıfırdan başlamaktan daha hızlıdır.
Her rezervasyonda bir karşılama mesajı
Oluşturucu açıkken ilk iş akışı doğal olarak her misafirin karşılaştığı akıştır: Bir rezervasyon oluşturulduğunda, misafirin rezervasyon yaptığı kanaldan bir karşılama mesajı gönderin.
Pazar, 14:12Alex, gelecek cumartesi için Airbnb'de Rowan Court'u rezerve ediyor. İki dakika sonra karşılama mesajı Airbnb yazışmasında. John Doe öğle yemeğinde.
O tek mesajın arkasında üç karar var. Birincisi hangi rezervasyonları kapsadığı: hepsini mi yoksa tek bir kanalı mı; bu, rezervasyon kaynağına yapılan bir kontrolle belirlenir. İkincisi nereye gittiği: rezervasyon kanalının kendisi (aynı yazışma birleşik gelen kutunuzda da görünür), e-posta, SMS veya WhatsApp ya da aynı anda birkaçı; ilk kanal kullanılamazsa hazırda bir yedek kanal da olur. Sonuncusu ne söylediği: Mesaj, misafirin adı ve mülk gibi alanları rezervasyondan çekebildiği için Alex'i adıyla selamlar ve doğru adresi verir.
Bilmekte fayda varOnaylı şablon dışındaki mesajları WhatsApp yalnızca kendi 24 saatlik müşteri hizmetleri penceresi içinde kabul eder, bu yüzden yeni bir misafire giden ilk mesaj şablon olarak gönderilir.
Zamanında duran check-in öncesi hatırlatmalar
Karşılama mesajı bir kez gönderilir, ama check-in formu genellikle bir hatırlatma ister. İyi bir hatırlatma iş akışı her hatırlatmadan önce kontrol eder ve misafir işini bitirdiği anda durur.
Çarşamba, 10:00Varıştan üç gün önce Alex check-in formunu henüz açmadı. İlk hatırlatma gönderiliyor. Perşembe saat 10:00'da iş akışı yeniden kontrol ediyor: hâlâ boş. İkinci hatırlatma. Alex formu otobüste dolduruyor ve başka bir şey gönderilmiyor.
Şablon tam olarak böyle kurulur. Check-in'den üç gün önce rezervasyonun iptal edilmediğini, mülkün aktif olduğunu ve check-in formunun hâlâ eksik olduğunu doğrular; ilk hatırlatmayı ancak bundan sonra gönderir. Yirmi dört saat sonra aynı kontrolleri yeniden çalıştırır; ikinci hatırlatmanın Alex'e ulaşmasının tek nedeni formun hâlâ boş olmasıydı. Sizin elinizde kalan; zamanlama, hatırlatma sayısı ve her birinin gönderileceği kanaldır.
İpucuKontrolü yalnızca ilk mesajın değil, her mesajın önüne koyun. İlk hatırlatmadan sonra işlemi bitiren bir misafire asla ikinci hatırlatma gitmemeli.
Sizin yerinize onaylanan erken check-in'ler
Form tamamlandığında bir sonraki talep varış günü gelir: Misafirler çoğu zaman daha erken gelmek ister. Bir iş akışı, mülkün günün o bölümünde boş olduğu doğrulandığında erken check-in'i ya da geç çıkışı onaylayabilir.
Cumartesi, 09:40Alex misafir portalından erken check-in istiyor. Son misafir cuma günü ayrıldı ve bugün kimse çıkış yapmıyor. İş akışı talebi onaylıyor ve Alex artık saat 12:00'den itibaren gelebiliyor.
Bunu doğrulamak için şablon tek bir kontrol yapar: O gün ayrılan misafir geç çıkış satın aldı mı? Almadıysa sipariş onaylanır ve misafire bildirilir. Aldıysa talep, bir kişinin karar vermesi için misafir siparişleri listenizde bekler. İzin vereceğiniz en erken saati ve onayın misafire ayrıca mesaj gönderip göndermeyeceğini siz belirlersiniz.
Bilmekte fayda varOnaylanan erken check-in, varış saatini öne çeker. Yeni saate kadar temizliğin bittiğinden emin olun.
Misafir aramaları için sesli ajan
Misafirler içeri girdikten sonra soruları mesajla olduğu kadar telefonla da gelir. Bir misafir her aradığında başlayan bir iş akışı, bu aramaları bir AI sesli ajana devredebilir; ajan bilgi bankanızdan yanıt verir ve kurallarınız gerektirdiğinde aramayı bir kişiye aktarır. Bir misafir sorununun geri kalanının nasıl ilerlediğine dair ayrıntılar yapay zekâ misafir desteği rehberimizde.
Cumartesi, 22:15Alex, geceleyin nereye park edebileceğini sormak için arıyor. Sesli ajan, ev kılavuzundan ve Alex'in dilinde yanıt veriyor. Arama bir su kaçağıyla ilgili olsaydı, nöbetteki ekip arkadaşına aktarılırdı.
Kurulum tek seferlik bir iştir: bir ses, bir karşılama cümlesi, bir üslup ve ajanın kullanabileceği bağlam; örneğin mülk, rezervasyon ve bilgi bankası. En önemlisi bundan sonra gelir: Hangi soruların veya hangi kelimelerin bir aramayı bir insana aktaracağına karar veren yönlendirme kuralı. Ajanın bağlı bir telefon numarasına ihtiyacı olduğundan ve hiçbir aramanın bağlanması garanti edilmediğinden, ajanın devrettiği aramalar için ulaşılabilir bir kişi bulundurun.
İpucuSesli ajanı önce yalnızca mesai dışı aramalarda kullanmaya başlayın. Kapsamını genişletmeden önce ilk haftanın özetlerini dinleyin.
No-show'u erkenden yakalamak
Check-in'den sonra hâlâ açık bir soru kalır ve basit bir sorudur: Misafir gerçekten geldi mi? Bir no-show iş akışı, gelmediğini fark eder ve ne olduğunu sorar; böylece kalan geceler yeniden satılabilir.
Pazar, 15:00Check-in'den yirmi dört saat sonra iş akışı Alex'in rezervasyonu için çalışıyor. Giriş kodu cumartesi görüntülendiği için orada duruyor. Yan dairedeki misafir ise kodu hiç açmamış ve ona bir mesaj gidiyor: “Hâlâ geliyor musunuz?”
Kanıt misafir portalıdır, çünkü kapı kodunu görüntüleyen misafir gelmiştir; bu yüzden sizin seçtiğiniz tek şey check-in'den sonra ne kadar bekleneceği ve mesajın ne diyeceğidir. Yanıt no-show'u doğrularsa sıradaki önemli iş, gecelerin yeniden satılabilmesi için tarihleri boşaltmaktır ve bunu nasıl yapacağınız kanala bağlıdır. Airbnb'de rezervasyonu kendiniz iptal etmeyin; ödeme iptal politikanıza göre yapılır ve ev sahibi iptali ücrete tabidir. Booking.com'da ise no-show'u işaretleyin ama bunu komisyon kesilmemesi için onların belirlediği süre içinde yapın; kanal bağlıysa Base360 bu adımı iş akışına ekleyebilir.
İpucuNo-show sorusunu iki kanaldan gönderin. Havalimanında mahsur kalan bir misafir WhatsApp'ı e-postadan önce okur.
Etkinleştirme ve çalıştırmaları kontrol etme
Bu hafta olanların hiçbiri, biri iş akışlarını etkinleştirene kadar çalışmadı. Her iş akışı kapalı olarak başlar: Planı okur, kaydeder ve etkinleştirirsiniz; o andan itibaren her çalıştırma kayıt altındadır.
Sonraki pazartesiJohn Doe her iş akışının çalıştırma geçmişini açıyor. Alex'in haftası orada, çalıştırma çalıştırma: karşılama, iki hatırlatma, bir onay, yanıtlanan bir arama ve bilerek durdurulan bir no-show kontrolü. Başka bir rezervasyona ait başarısız bir çalıştırma yeniden deneniyor.
Kontrolü elinizde tutmanızı sağlayan şey planı okumaktır. Bir iş akışını etkinleştirmeden önce atacağı her adımı görebilirsiniz; mesaj gönderen veya parayla ilgili adımlar işaretlidir.
Bu kontrol önemlidir, çünkü aktif bir iş akışı, mesaj gönderen veya parayla ilgili adımlar dâhil, yeniden sormadan çalışır. Sonrasında iki kayıt her şeyi okunur kılar: Sürüm geçmişi kaydedilen her sürümü saklar, çalıştırma kaydı ise hangi sürümün çalıştığını ve her adımın ne döndürdüğünü gösterir. John, pazartesi günü Alex'in haftasını böyle okur.
Bilmekte fayda varBir iş akışını arşive taşımak onu durdurmaz. Önce kapatın.
Kısa dönem kiralama işletmelerinin sorduğu sorular
Kısa dönem kiralama için AI ajanı iş akışı nedir?
Kısa dönem kiralama için AI ajanı iş akışı; bir tetikleyiciden, isteğe bağlı kontrol ve beklemelerden ve ardından gelen eylemlerden oluşan kayıtlı bir otomasyondur. Bu eylemler misafire mesaj göndermek, temizlik veya bakım görevi oluşturmak ya da erken check-in'i onaylamak olabilir. Tetikleyiciyle eşleşen her rezervasyonda çalışır. Base360'ta bir iş akışını boş bir tuvalde, bir şablondan ya da AI asistanına anlatarak oluşturabilirsiniz.
İş akışı çalışırken ne yapılacağına yapay zekâ mı karar verir?
Hayır. Base360'ta plan, iş akışı etkinleştirilmeden önce yazılır ve kontrol edilir. İş akışındaki bir yapay zekâ adımı, hedefinizi en fazla sekiz adımlık görünür bir plana dönüştürür ve bu plan doğrulanana kadar iş akışı kaydedilemez veya etkinleştirilemez. Etkinleştirildikten sonra, bir sonraki adımda ne yapacağını bir modele sormadan her seferinde aynı planı çalıştırır.
Otomatik mesajlar Airbnb ve Booking.com üzerinden gönderilebilir mi?
Evet, kanal Base360'a bağlıysa ve ilanlarınızla eşleştirilmişse. Bir mesaj adımı, rezervasyon sitesinin kendisi (Airbnb, Booking.com), e-posta, SMS veya WhatsApp üzerinden gönderim yapabilir ve birden fazlasını seçebilirsiniz. İlk kanal kullanılamadığında devreye girecek bir yedek kanal belirlenebilir. Teslimat yine de kanala ve sağlayıcıya bağlıdır, bu yüzden hiçbir zaman garanti edilmez.
Misafir gelmezse (no-show) tatil evi sahibi ne yapmalı?
Önce misafirle iletişime geçin. Bunu sizin yerinize bir iş akışı yapabilir: Check-in'den birkaç saat sonra giriş kodu hiç görüntülenmediyse misafire mesaj gönderir ve hâlâ gelip gelmeyeceğini sorar. Gerçekten bir no-show ise rezervasyonu Airbnb'de kendiniz iptal etmeyin, çünkü ev sahibi iptallerine ceza uygulanır; ödeme, iptal politikanıza göre yapılır. Booking.com'da, komisyon kesilmemesi için rezervasyonu bildirim süresi içinde no-show olarak işaretleyin. Ardından gecelerin yeniden satılabilmesi için tarihleri boşaltın.
Erken check-in veya geç çıkış otomatik olarak onaylanabilir mi?
Evet. Base360, mülkün günün o bölümünde boş olduğu doğrulandığında erken check-in veya geç çıkış ek satışını onaylayan şablonlarla gelir. Şablon tek bir kontrol yapar: O gün ayrılan misafir geç çıkış satın aldı mı? Almadıysa sipariş onaylanır; aldıysa talep bir kişinin kararını bekler. Onaylanan talep, misafirin varış veya ayrılış saatini günceller.
Bir AI ajanı misafir aramalarını yanıtlayabilir mi?
Evet. Bir iş akışı, misafir her aradığında başlayıp aramayı bir AI sesli ajana devredebilir. Ajan, mülk ve bilgi bankası gibi ona verdiğiniz bağlamdan yanıt verir ve belirlediğiniz yönlendirme talimatlarına uyar; böylece halledemediği bir arama ekibinizden birine aktarılır. Bağlı bir telefon numarası ve ses hizmeti gerektirir; aramanın başarıyla tamamlanması hiçbir zaman garanti edilmez.
Bir iş akışının gerçekten çalıştığını nasıl anlarım?
İş akışının çalıştırma geçmişini açın. Her çalıştırma; durumunu, süresini, çalışan iş akışının tam sürümünü ve her adımın sonucunu gösterir. Uygun olan başarısız bir çalıştırma yeniden denenebilir; sürüm geçmişi ise iş akışının önceki bir sürümünü geri yüklemenizi sağlar.